MoySklad va Excel: qachon jadval yetarli, qachon yetmaydi

Excel da 1 048 576 qator va 16 384 ustun bor. Ombor roʻyxati uchun bu juda koʻp, masalan 20 000 tovar nomini bitta varaqqa sigʻdirish mumkin. Demak, jadval ombor hisobida hajm tufayli toʻxtamaydi. Toʻxtatadigan narsa boshqa. Maqola MoySklad bilan Excel ni sozlamalar roʻyxati emas, mezonlar bilan solishtiradi: qoldiq qayerdan keladi, rezerv kim yuritadi, tarix saqlanadimi va bir vaqtda bir necha odam ishlay oladimi.

Excel chegaralari: raqamlar va ular nimani anglatadi

Microsoft Excel ning chegaralarini rasmiy sahifada beradi. Ombor hisobi uchun muhim qismi quyidagi jadvalda, har qatorning yonida esa uning amaliy maʼnosi.

Avval hajmni hisoblab koʻraylik. Gipotetik 20 000 tovar va 12 ustun 240 000 katak beradi, varaqdagi jami katak soni esa 1 048 576 × 16 384 = 17 179 869 184. Roʻyxat varaq sigʻimining taxminan 0,0014 foizini egallaydi, hajm masalasi shu bilan yopiladi. Jadvaldagi eng muhim qator esa oxirgisi. Birgalikda tahrirlashda ikki odam bir katakni oʻzgartirsa, oxirgi saqlangani qoladi, shuning uchun Microsoft varaq yoki hududlarni xodimlar orasida boʻlib berishni tavsiya etadi. Bu texnik nuqson emas, qoida. Ombor hisobida esa bir katak koʻpincha butun tovarning qoldigʻi boʻladi, shuning uchun oxirgi saqlash yutgan holat bir sotuvning yoʻqolishiga teng.

Hujjatdan qoldiq va katakdagi qoldiq

MoySklad da qoldiq yozilgan son emas, hisoblangan natija. Qabul, kirim va xaridor qaytarishi uni oshiradi, joʻnatma, hisobdan chiqarish va yetkazuvchiga qaytarish kamaytiradi, qoldiq esa barcha kirimdan barcha chiqimni ayirishga teng. Hujjat oʻzgarsa, qoldiq ham oʻzgaradi, qoldiq tafsiloti esa uni tashkil qilgan hujjatlarni koʻrsatadi.

Excel da bunday zanjirni siz oʻzingiz qurasiz, oddiy variantda esa qoldiq katakdagi son boʻladi va uni oxirgi tahrir qilgan odam yozgan. Qaysi hujjat tufayli son oʻzgargani faylning oʻzida yozilmaydi. Bu tahririyat kuzatuvi, ammo hujjat zanjiri tushunchasidan kelib chiqadi.

MoySklad uchta asosiy koʻrsatkichni ajratadi: qoldiq, rezerv va kutish, mavjud miqdor esa ulardan chiqadi: mavjud = qoldiq + kutish − rezerv. Gipotetik misol: omborda 40 dona bor, buyurtmalarda 15 donasi rezervda, yetkazuvchidan 20 dona kutilmoqda, demak mavjud miqdor 40 + 20 − 15 = 45. Excel da faqat bitta «qoldiq» ustuni boʻlsa, rezerv va kutish menejerning xotirasida qoladi.

Tarix va audit

MoySklad da umumiy audit hisob ochilgandan beri barcha voqeani, yaʼni hujjatning yaratilishi, oʻzgarishi va oʻchirilishini, tizimga kirish va chiqishni saqlaydi, uni oʻchirib boʻlmaydi. Har hujjatda alohida oʻzgarishlar tarixi ham bor. Excel da oʻzgarish tarixi eski rejimda odatda 30 kun saqlanadi, zamonaviy rejimda esa fayl versiyalari bulutda turadi. Bular fayl darajasidagi tarix, hujjat darajasidagi tarix emas.

Bir vaqtda koʻp foydalanuvchi va huquqlar

Bir fayl ichida sotuvchi oʻz mijozlarini, omborchi qabulni, rahbar tannarxni koʻrishi kerak boʻlsa, Excel da bu uch odamga uch nusxa yoki qoʻlda parol beriladi. MoySklad da buning uchun rol va egalik bor: sotuvchi faqat oʻz mijozlari va sotuvlarini koʻradi, tannarx esa huquq bilan yashiriladi. Batafsil mexanika huquqlar va rollar haqidagi maqolada yoritilgan.

Gipotetik holat. Ikki menejer umumiy faylda oxirgi 3 donani sotadi. Ikkalasi qoldiqni 3 dan 0 ga oʻzgartiradi, oxirgi saqlangani qoladi va bitta sotuv qoldiqda koʻrinmaydi. MoySklad da ikkala sotuv hujjati saqlanadi, qoldiqdan ortiq sotilgan miqdor esa qizil rang bilan belgilanadi. Hujjatda tizim xatoni belgilashi yoziladi, sotuvni toʻxtatishi esa yozilmagan.

Tannarx va formula xatosi

MoySklad tannarxni FIFO bilan hisoblaydi: tannarx qabul hujjatidagi bahodan olinadi, sotuvda avval eng erta partiya hisobdan chiqadi. Excel da FIFO ni formulalar bilan ham qurish mumkin, lekin uni yozish, tekshirish va har yangi hujjatda yangilash sizning zimmangizda.

Jadvaldagi xato nazariy xavf emas. Panko 2000-yilgi sharhida murakkab aqliy ishda odam xatosi odatda 2 dan 5 foizgacha ekanini eslatadi, jadval xatolari koʻpligi shundan ajablanarli emas. Maydon auditlari 367 ta real jadvalning 24 foizida xato topgan, ammo eski auditlar xatoni yaxshi qidirmagan. Soʻnggi auditlar tekshirilgan jadvallarning kamida 86 foizida xato topgan. Auditlarning koʻpi faqat jiddiy xatoni hisobga olgan, alohida auditlarda esa formulali katakning 0,38 dan 2,5 foizigacha qismida xato chiqqan.

Gipotetik hisob. Agar ombor jadvalida 3000 ta formulali katak boʻlsa va xato ulushi 1 foiz boʻlsa, 30 ta katak notoʻgʻri hisoblaydi. Qaysilari ekanini oldindan bilib boʻlmaydi, shuning uchun formulalarni tanlab tekshirish ish tartibiga kiritiladi. Bu raqamni oʻz jadvalingiz bilan solishtirib koʻring. Panko sharhi MoySklad ga tegishli emas, u jadvallarning umumiy tabiati haqida.

Mezonlar jadvali

Quyidagi jadval yettita mezon boʻyicha solishtiradi. MoySklad ustuni yordam markazidagi hujjatlarga tayanadi, Excel ustuni esa Microsoft sahifalari va tahririyat kuzatuvlariga, shuning uchun u qatorlarda qoʻlda yuritiladigan ishni koʻrsatadi.

Qachon jadval yetarli

Jadval yetarli boʻlishi mumkin, agar quyidagilarning hammasi toʻgʻri boʻlsa. Bu tahririyat mezonlari, yuqoridagi hujjatlardan chiqarilgan.

• Faylni bitta odam yuritadi va bir vaqtda ochadigan ikkinchi odam yoʻq.
• Rezerv va kutish yoʻq: tovar kelganda hisobga olinadi va sotilganda chiqadi.
• Tannarx kerak emas yoki bitta oʻrtacha baho yetadi.
• Hammaning hamma narsani koʻrishi xavfsiz.
• Boshqa tizim, kassa yoki doʻkon bilan aloqa yoʻq.
• Oy oxirida eski sonlar oʻzgarmasligini tekshirish kerak emas.

Bu roʻyxatdan bittasi bajarilmasa, jadval yuki sezilarli oshadi. Ikkitasi bajarilmasa, odatda hujjat zanjiri kerak boʻladi. Belgilar oddiy: ikki odam bir tovarni sotadi, rezervni yodda tutish qiyinlashadi, yopilgan oyning soni keyin oʻzgaradi yoki tannarxni qoʻlda hisoblash oylab davom etadi.

Excel nima uchun saqlanadi

MoySklad Excel ni inkor etmaydi, aksincha, import va eksport ayni shu format orqali ketadi. Tovarlar Excel yoki CSV fayldan yuklanadi, fayl hajmi 10 megabaytgacha. Qoldiq va hujjat pozitsiyalari esa bir yuklashda koʻpi bilan 2000 qator bilan kiradi. Demak, Excel varaqdagi 20 000 qatorli qoldiq 10 ta fayl boʻlib yuklanadi, bu varaq sigʻimi bilan tizim kanali oʻrtasidagi farq.

Tahlil uchun Excel qulay boʻlib qoladi. MoySklad dan tovarlar roʻyxati Excel ga eksport qilinadi, unga arxivga olingan tovarlar ham kiradi, shuning uchun tahlilda ularni filtrlab chiqarish kerak boʻladi. Pivot jadvalda bitta maydon uchun 1 048 576 gacha noyob element mumkin. Hisob tizimda yuritiladi, tahlil esa jadvalda bajariladi.

Excel ni tashlamasdan koʻchish

Koʻchishning asosiy xavfi tezlikda emas, qaytarib boʻlmaslikda. Yordam markazi ogohlantiradi: notoʻgʻri yaratilgan tovar va guruhlarni importning oʻzi bilan oʻchirib boʻlmaydi, ularni qoʻlda oʻchirishga toʻgʻri keladi. Shuning uchun tartib quyidagicha.

1. Avval 5–10 pozitsiyalik sinov yuklash qiling va maʼlumot toʻgʻri tushganini tekshiring.
2. Tovarni qaysi maydon boʻyicha topishni tanlang va fayldagi qiymatlar noyobligini tekshiring, aks holda bitta tovar qayta-qayta yoziladi, yangilari esa yaratilmaydi.
3. Eski qoldiqni kirim hujjati bilan kiriting va nol miqdorli qatorlarni oʻchiring, ular yozilmaydi.
4. Excel faylni arxivga saqlang, lekin hisob endi MoySklad dan yuritilsin.

Qayerda xato qilinadi

• Ikki joyda parallel hisob yuritiladi, Excel ham, MoySklad ham, va qaysi biri toʻgʻri ekani nomaʼlum boʻlib qoladi.
• Boshlangʻich qoldiq hujjatsiz, shunchaki raqam sifatida kiritiladi va keyinchalik tekshirib boʻlmaydi.
• Import yuklashida noyob maydon tanlanmaydi va mavjud tovar qayta yoziladi yoki koʻpayib ketadi.
• Jadvaldagi formula MoySklad ga koʻchirilishi kerak deb oʻylanadi, holbuki hisob qoidasini tizim oʻzi bajaradi.
• Excel fayl umumiy diskda ochiq qoldiriladi, xodimlar shaxsiy nusxa tarqatadi va qaysi fayl yangi ekani nomaʼlum boʻlib qoladi.

Amalda nima qilish mumkin

1. Yettita mezonni oʻz savdongizga mos ravishda yozib chiqing: nechta odam, rezerv bormi, tannarx kerakmi.
2. Jadvalingizda formulali kataklar sonini sanang, ularning bir qismini tanlab tekshiring va topilgan xato ulushini yozib qoʻying.
3. Qaror MoySklad ga qaratilsa, avval bitta ombor va bitta tovar guruhini koʻchirib koʻring.
4. Excel ni import, eksport va tahlil uchun saqlab qoling, hisobning oʻzi esa tizimda yuritilsin.