Oʻzaro hisob-kitoblar hisoboti: qarz, avans va solishtirma dalolatnoma

«Взаиморасчеты» hisobotida yakuniy qoldiq musbat chiqsa, qarzdor siz ekansiz. Koʻpchilik teskarisini kutadi: raqam plyus boʻlsa, mijoz bizga qarz deb oʻylaydi. Rasmiy yordam sahifasi qoidani aniq yozadi: musbat yakuniy qoldiq sizning qarzingizni, manfiy qoldiq esa kontragent qarzini bildiradi. Hisobotdagi hamma raqam shu bitta qoida boʻyicha oʻqiladi, shuning uchun quyida hisobot qaysi hujjatlardan yigʻilishi, qaysi toʻlov unga kirmay qolishi va qoldiq bahsga aylansa nima qilish kerakligi birin-ketin yoziladi.

Ishora qoidasi: plyus sizning qarzingiz

Hisobot kontragentlar yoki xodimlar bilan hisob-kitobni tanlangan davr uchun koʻrsatadi va tovar hamda pul harakatidan yigʻiladi. Sahifaga koʻra, unga faqat belgilangan davrda oʻtkazilgan hujjatlar summasi kiradi. Saqlangan, lekin oʻtkazilmagan qoralama hisobda qatnashmaydi, yaʼni xodim hujjatni yaratib, oʻtkazish belgisini qoʻymasa, qarz oʻzgarmay turaveradi.

Bu qoida kontragentlar roʻyxatida ham ishlaydi: filtrga manfiy balansni qoʻysangiz, tizim qarzdorlar roʻyxatini chiqaradi. Demak, manfiy son xaridor yoki boshqa kontragent sizdan qarz ekanini bildiradi. Pastdagi jadval bitta xaridor misolida ishorani koʻrsatadi.

Birinchi qatordagi toʻlov avans deb ataladi: pul kelgan, tovar esa hali ketmagan, shuning uchun qoldiq plyusga oʻtadi va siz xaridorga tovar bilan qarzdor boʻlasiz. Joʻnatish hujjati qoldiqni manfiy tomonga siljitadi, kirim orderi esa uni nolga qaytaradi. Avans va qarz ikki hisobot emas. Ular bitta raqamning ikki ishorasi.

Taʼminotchi bilan manzara koʻzgudagidek. Qabul qilingan tovar sizning qarzingizni oshiradi, yaʼni qoldiq plyusga ketadi, chiquvchi toʻlov esa uni kamaytiradi. Tovar kelishidan oldin taʼminotchiga pul oʻtkazgan boʻlsangiz, qoldiq manfiy chiqadi, chunki endi taʼminotchi sizdan tovar bilan qarz.

Hisobotga qaysi hujjatlar kiradi

Kontragentlar boʻyicha hisobot toʻrt guruh hujjatdan va bitta shartli holatdan yigʻiladi:

• Qabul va joʻnatish hujjatlari.
• Kiruvchi va chiquvchi toʻlovlar, yaʼni bank orqali oʻtgan pul.
• Kirim va chiqim orderlari, yaʼni kassadagi naqd pul.
• Olingan va berilgan komissioner hisobotlari.
• Chakana savdo smenalari, agar kontragent naqdsiz toʻlov uchun ekvayring bank sifatida koʻrsatilgan boʻlsa.

Ekvayring bank doʻkon uchun karta toʻlovini qabul qiladigan bankdir, shuning uchun chakana smenada shu bank kontragent sifatida koʻrsatilsa, naqdsiz toʻlovlar ham oʻzaro hisobga tushadi.

Komissioner hisobotida hisob boshqacha yuritiladi: qarz hisobot summasining oʻziga emas, sotuv summasi bilan komissioner mukofoti orasidagi farqqa, yaʼni komitent summasiga yoziladi. Komitent tovar egasi, komissioner esa uni oʻz nomidan sotadigan tomon.

Xodimlar boʻyicha hisobotda chiquvchi toʻlovlar, kirim va chiqim orderlari hamda ish haqi hisoblash hujjatlari qatnashadi. Roʻyxatda buyurtma yoʻq, demak mijoz buyurtma bergan, ammo tovar joʻnatilmagan boʻlsa, hisobotda qarz paydo boʻlmaydi. Qaytarish hujjatlari ham roʻyxatda alohida nomlanmagan va ularning taʼsirini sahifa yozmaydi. Bu ikki xulosa roʻyxatdan chiqarilgan, shuning uchun sinov hujjati bilan tekshirib koʻrgan maʼqul.

Qatorni ochsangiz: davr boshi, kirim, chiqim, davr oxiri

Hisobot qatorini bossangiz, detallashtirish oynasi ochiladi va unda tanlangan davrdagi kirim hamda chiqim summalari, davr boshidagi va oxiridagi qoldiq koʻrinadi. Pastroqda shu davrda oʻtkazilgan va shu kontragentga bogʻlangan hujjatlar roʻyxati turadi.

Har hujjat uchun summa, valyuta, oʻtkazilgan aniq vaqt, tur, raqam, holat va izoh koʻrsatiladi, roʻyxatni esa istalgan ustun boʻyicha saralash mumkin. Aniq vaqt muhim, chunki bir kunda bir nechta hujjat boʻlsa, ularning ketma-ketligi qoldiq qanday oʻzgargani haqida hikoya qiladi.

Masalan, toʻlov joʻnatishdan oldin oʻtkazilgan boʻlsa, oraliq qoldiq avans shaklida boʻladi, aksincha boʻlsa esa qisqa muddatga qarz koʻrinishini oladi. Yakuniy raqam ikkala holatda ham bir xil chiqadi, farq faqat yoʻldagi oraliq qadamlarda.

Shartnoma va valyuta: hisob qaysi kesimda yuritiladi

Hisobot filtrida tashkilot, kontragent va shartnoma tanlanadi, shartnoma yozilsa esa hujjatlar faqat shu shartnoma boʻyicha qidiriladi. Shartnoma turi oldi-sotdi yoki komissiya boʻladi, bir nechta valyutada ishlasangiz esa shartnoma valyutasi alohida koʻrsatiladi.

Valyuta masalasi qarz hisobiga toʻgʻridan-toʻgʻri tegadi, chunki hisob valyutasi kompaniya roʻyxatdan oʻtgan mamlakat valyutasi boʻlib, kontragentlar bilan hisob-kitob shu valyutada hisoblanadi. Uni almashtirsangiz, mavjud hujjatlarda faqat nomi oʻzgaradi, summalar oʻz joyida qoladi. Sahifaning oʻz misoli: 10 dollar hujjatda 10 rublga aylanadi. Shuning uchun hisob valyutasini ish boshlanganda tanlab, keyin oʻzgartirmagan maʼqul.

Toʻlov hisobotga kirmasa

Toʻlov hujjatida «Без закрывающих документов» belgisi bor. Uni soliq yoki bank komissiyasi toʻlovida qoʻyishadi, chunki bunday toʻlovga tovar hujjati chiqmaydi. Belgi qoʻyilsa, toʻlov «Взаиморасчеты» hisobotida hisobga olinmaydi va kontragent balansiga taʼsir qilmaydi.

Bu mantiqli, chunki soliq toʻlovi boʻyicha kontragent qarzi paydo boʻlmaydi, ammo xato ham aynan shu yerda yashiringan. Belgini taʼminotchiga haqiqiy qabul uchun oʻtkazilgan toʻlovga qoʻysangiz, qarz kamaymaydi, solishtirma dalolatnomada esa toʻlov yoʻq boʻlib qoladi. Bu xulosa belgining tavsifidan chiqarilgan.

Toʻlovni hujjatga bogʻlash alohida masala: bitta toʻlovni buyurtma, hisob, joʻnatish yoki qabulga bogʻlash mumkin va har biriga alohida summa belgilanadi. Mavjud summa manfiy boʻlib qolsa, tizim uni qizil rangda koʻrsatadi va ayrim bogʻlangan hujjatlar toʻlanmagan hisoblanadi. Sahifa bogʻlashning hisobotga taʼsirini yozmaydi, shuning uchun bu yerda gap hujjatning toʻlangan qismi haqida.

Gipotetik holat: toʻlangan qarz yopilmay qolsa

Taʼminotchidan 3 000 birlikka tovar qabul qilindi va qoldiq +3 000 boʻldi, yaʼni siz qarzdorsiz. Buxgalter xato bilan chiquvchi toʻlovga «Без закрывающих документов» belgisini qoʻyib, 3 000 birlik toʻladi. Bank hisobida pul kamaydi, ammo hisobotda toʻlov yoʻq va qoldiq +3 000 boʻlib turibdi.

Oy oxirida taʼminotchi dalolatnomani oʻz hisobidan yuboradi: 3 000 toʻlangan, qarz nol. Sizning dalolatnomangizda esa qarz 3 000 koʻrinadi va bahs boshlanadi, aslida esa farqni bitta belgi keltirib chiqargan. Detallashtirish oynasi sababni tez koʻrsatadi, chunki toʻlov roʻyxatda yoʻq. Holat gipotetik. Ammo u belgining tavsifidan toʻgʻridan-toʻgʻri kelib chiqadi.

Solishtirma dalolatnoma: ikki yoʻl bilan chop etish

Solishtirma dalolatnoma ikki tomonning hisobini taqqoslaydigan hujjat boʻlib, unda davr boshidagi qoldiq, balansni oʻzgartirgan hujjatlar roʻyxati va yakuniy qarz turadi. Demak, dalolatnoma hisobotning chop etiladigan koʻrinishi boʻlib, hisobotdagi xato dalolatnomaga ham oʻtadi.

Birinchi yoʻl hisobotdan boshlanadi. Filtrda tashkilot va kontragentni tanlab qidiruvni bosasiz, keyin kontragent qatorini ochib, «Печать» tugmasidan «Акт сверки» ni tanlaysiz va formatni belgilaysiz. Ikki tomonning rekvizitlari dalolatnomaga oʻzi tushadi.

Ikkinchi yoʻl kontragent kartochkasidan oʻtadi: u yerdagi «Создать акт сверки» tugmasi faqat CRM opsiyasi yoqilgan hisoblarda ishlaydi. Tugmadan keyin davrni, tashkilotni va kerak boʻlsa shartnomani yozasiz.

Dalolatnomaning yagona shakli yoʻq. Yordam sahifasi Moliya vazirligining 2005-yil 8-fevraldagi xatiga tayanib, standart shakl yoʻqligini yozadi, tizimdagi shablon esa Rossiyada eng keng tarqalgan shakl. Oʻzbekiston uchun shunday qoida sahifada yoʻq, shuning uchun shaklni kontragent va buxgalter bilan oldindan kelishgan maʼqul.

Tayyor shablonlar koʻp: pozitsiyalar bilan, seriya raqamlari bilan, shartnoma bilan, muhr va imzo bilan variantlari bor, direktor yoki bosh buxgalter maʼlumoti esa yuridik shaxs kartochkasidan olinadi. Alohida shablon musbat va manfiy qoldiqlarni ikki varaqqa ajratadi, kengaytirilgan shablon esa kod, guruh, soliq raqami, telefon va pochtani qoʻshadi. Shu ikkisi qarzni rejalashtirish uchun qulay.

Tuzatish hujjati: qoldiqni tovarsiz oʻzgartirish

Tizimda qoldiqni tovar yoki pul hujjatisiz oʻzgartiradigan hujjat bor. U «Деньги» boʻlimidagi «Корректировки» roʻyxatidan yaratiladi, unda tashkilot, kontragent, yaʼni kompaniya yoki xodim, hamda yakuniy qoldiq yoki tuzatish summasi kiritiladi. Xuddi shu hujjatni kontragent kartochkasidagi «Показатели» yorligʻidan ham ochish mumkin.

Yordam sahifasi hujjat qachon kerakligini sanamaydi, tahririyat fikricha esa ikki holat oʻrinli: ish boshlanganda eski qarzni bitta qatorda kiritish va kelishilgan kichik farqni tenglashtirish. Ikkala holatda ham izohni hujjatning oʻzida qoldirish kerak, chunki tuzatish hujjati qarz qayerdan kelganini isbotlamaydi.

Kim va qachon tuzatish yaratgani umumiy auditda saqlanadi: tizim har bir harakatni yozadi va yozuvlarni oʻchirib boʻlmaydi. Audit alohida maqolada yoritilgan. Bu yerda muhim fikr shu: tuzatish hujjati qarzni yashirmaydi, uni faqat izohsiz qoldirsangiz yashiradi.

Kartochkadagi balans va hisobot: ikki raqam bir xilmi

Kontragent kartochkasidagi koʻrsatkichlar ichida «Баланс» bor va u «Взаиморасчеты» hisobotidagi yakuniy qoldiqdan olinadi. Koʻrsatkichlar CRM opsiyasi yoqilgan hisoblarda ishlaydi, ularni koʻrish huquqi esa xodimga alohida beriladi.

Farq vaqtda. Koʻrsatkichlar kontragent boʻyicha barcha oʻtkazilgan hujjatni hisobga oladi, kelajak sanali hujjatlarni ham, hisobot esa tanlangan davr bilan cheklanadi. Masalan, bugun 20-oktyabr boʻlib, 5-noyabr sanali joʻnatish allaqachon oʻtkazilgan boʻlsa, kartochkadagi balans uni koʻrsatadi, oktyabr oxiriga olingan hisobot esa koʻrsatmaydi. Ikki raqamni solishtirganda birinchi savol sana boʻlishi kerak.

Hisobotni har kuni pochtaga olish

Hisobot koʻrinishini sozlab, filtr qiymatlarini saqlash mumkin. «Печать» tugmasidan «Настроить» ni tanlasangiz, hisobot har kuni avtomatik shakllanib elektron pochtaga keladi, qarz nazorat qilinadigan kompaniyada esa bu har ertalab bir xil qoida boʻyicha qarashni taʼminlaydi.

Qayerda xato qilinadi

• Ishorani teskari oʻqish: manfiy qoldiq kontragent qarzini bildiradi, sizniki emas.
• «Без закрывающих документов» belgisini haqiqiy toʻlovga qoʻyish.
• Hujjatni saqlab, oʻtkazmay qoldirish, chunki hisobot faqat oʻtkazilgan hujjatlarni oladi.
• Hisob valyutasini keyinroq oʻzgartirish: summalar oʻzgarmaydi, faqat nom almashadi.
• Dalolatnomani filtrda notoʻgʻri tashkilot yoki shartnoma bilan chop etish.
• Tuzatish hujjatini izohsiz qoldirish.

Amalda nima qilish mumkin

Quyidagi qadamlar yordam sahifalaridan chiqarilgan tahririyat tavsiyasi.

1. Haftada bir marta musbat va manfiy qoldiqlarni ikki varaqqa ajratuvchi shablon bilan koʻrib chiqing.
2. Yirik kontragentlarga dalolatnomani oy oxirida shartnoma kesimida yuboring.
3. Qoldiq bahsli boʻlsa, avval detallashtirish oynasida hujjatlarni vaqt boʻyicha tekshiring.
4. «Без закрывающих документов» belgisini faqat soliq va bank komissiyasi kabi toʻlovlarda ishlating.
5. Tuzatish hujjatiga sabab va kelishuv sanasini izoh qilib yozing.