Kontragent kartochkasi: xaridor va taʼminotchi bitta roʻyxatda

Qadoq yetkazib beradigan firma sizdan mahsulot ham sotib olishi mumkin. Bunday firma hisobda ikki joyda, xaridorlar va taʼminotchilar roʻyxatida, turmasligi kerak. Aks holda qarz, shartnoma va yozishmalar ikkiga boʻlinib ketadi: har biri alohida kartochkada yotadi va bitta mijoz bilan umumiy holatni koʻrish uchun hisobotni qoʻlda yigʻishga toʻgʻri keladi. MoySklad yordam markazi xaridor bilan taʼminotchini bitta boʻlimda, CRM → Kontragentlar roʻyxatida yuritadi. Kontragent deganda tizim yuridik yoki jismoniy shaxsni tushunadi: u siz bilan taʼminotchi yoki xaridor sifatida ishlaydi.

Kartochka hujjatlarni toʻldiradigan manba

Kartochka oddiy telefon daftari emas: unga kiritilgan maʼlumot keyin yaratiladigan hujjatlarga oʻzi tushadi, shuning uchun har bir maydon hujjat sifatiga, yaʼni toʻgʻri rekvizit, manzil va narxning chiqishiga bevosita taʼsir qiladi. Yangi kontragentni roʻyxatdan ham, hujjat tayyorlash paytida ham qoʻshish mumkin. Hujjat ochilganda mijoz bazada boʻlmasa, uni shu yerning oʻzida qoʻshish mumkin. Biroq shoshilib ochilgan kartochkada rekvizitlar boʻsh qoladi va keyingi hujjatlarga tushmaydi, shuning uchun ularni keyin toʻldirish kerak.

Yuridik va bank rekvizitlari bir marta kiritiladi. Shundan soʻng ular shu kontragent uchun ochilgan har bir hujjatda, masalan buyurtma, hisob yoki shartnomada, tayyor turadi. Narx turi va chegirmalar ham sotuv hujjatlariga avtomatik qoʻyiladi. Telefon va email maydonlari MoySklad ichidan qoʻngʻiroq qilish va hujjat joʻnatish uchun kerak. Chegirma kartasi raqami chakana savdo oynasida kontragentni karta skaneri yoki qoʻlda kiritilgan raqam orqali tanlash imkonini beradi.

Alohida eʼtibor haqiqiy manzilga loyiq. U mijoz buyurtmasi va joʻnatma hujjatiga tushadi, boʻsh qolsa yuridik manzil olinadi. Gipotetik holat: kompaniya ofisi bir tumanda roʻyxatdan oʻtgan, tovar esa boshqa tumandagi omborga yetkaziladi. Haqiqiy manzil kiritilmasa, joʻnatma hujjatida ofis manzili chiqadi va uni qoʻlda tuzatishga toʻgʻri keladi. Yetkazish joyi yuridik manzildan farq qiladigan kontragentda bu maydonni toʻldirish maʼqul.

Kartochkaga fayl ham biriktiriladi: nakladnoy, dalolatnoma, shartnoma yoki hisob. Hujjatlarni tizimli yuritish uchun esa alohida shartnoma obyekti bor (pastda).

Guruh, narx turi va chegirma

Kontragentga bir nechta guruh berish mumkin. Chegirmalar va xat joʻnatish roʻyxatlari guruh boʻyicha sozlanadi, hisobot va hujjat roʻyxatlari esa guruh boʻyicha filtrlanadi. Narx turi guruhga emas, kontragentning oʻziga qoʻyiladi va yangi buyurtmada avtomatik toʻladi, shu yoʻl bilan esa chakana va ulgurji narxlar bir-biridan ajratiladi, chunki har xil xaridorga har xil narx turi biriktiriladi.

Chegirma ikki xil. Shaxsiy chegirmaning miqdori kartochkaning oʻzida belgilanadi, jamgʻarma chegirma esa guruh yoki butun baza uchun qoʻyiladi va uni qoʻlda tuzatish yoki guruh uchun tuzatishlar roʻyxatini import qilish orqali oʻzgartirish mumkin.

Gipotetik misol: «Dorixonalar» guruhi uchun jamgʻarma chegirma sozlangan, har bir dorixona kartochkasida narx turi «Ulgurji». Yangi buyurtma ochilganda ikkala sozlama oʻzi tushadi, menejer narxni qoʻlda tanlamaydi. Xato esa shu yerda yashiringan. Bitta kartochkada narx turi unutilsa, buyurtma boshqa narx bilan ochiladi, farq esa faqat oy oxirida, hisobotdagi marja kutilganidan past chiqqanda bilinadi.

Menejerlar faqat oʻz kontragentlarini koʻrishi uchun kartochkada masʼul xodim koʻrsatiladi va unga foydalanuvchi huquqlari sozlanadi. Hamkorlik tugagan kontragentni arxivga olish mumkin: u yashiriladi va operatsiyalar uchun bloklanadi, lekin muloqot tarixi saqlanadi.

Kontakt shaxs va vazifa

Bitta kontragentning bir nechta filiali yoki masʼul shaxsi boʻlishi mumkin. Kontakt shaxslar aynan shu uchun kerak: ular kontragent tomonidagi masʼul xodimni koʻrsatadi, filiallar maʼlumotini bir-biridan ajratadi va bosma shakllarga kerakli maʼlumotni chiqarishga yordam beradi. Gipotetik holat: bosh ofis shartnoma tuzadi, tovarni esa uchta filialda turli odamlar qabul qiladi. Har bir filialning oʻz kontakt shaxsi boʻlsa, hujjatni kim qabul qilgani chalkashmaydi.

Vazifa kartochkaning oʻzidan, hujjatdan yoki buyurtma kartochkasidan yaratiladi. CRM boʻlimi uni tanlangan xaridorlar roʻyxatiga ommaviy tarzda qoʻyishga ham imkon beradi. Stsenariy yordamida avtomatik vazifa ham sozlanadi. Hujjatdagi misol: xaridor hisobni bir hafta ichida toʻlamasa, menejerga u bilan bogʻlanish vazifasi tushadi. Muddat koʻrsatilmasa, vazifa har kuni «Bugun» guruhida turadi. Vazifalar faqat CRM imkoniyati bor hisobda ishlaydi.

Shartnoma va oʻzaro hisob

Shartnoma kontragent bilan kelishuvni tizimda qayd qiladi. Uning ikki vazifasi bor: shu kontragent boʻyicha hujjatlarni topishni osonlashtirish va oʻzaro hisob-kitobni nazorat qilish. Shartnoma CRM → Shartnomalar boʻlimida yaratiladi: tashkilot va kontragent tanlanadi, rekvizitlar kartochkalardan oʻzi tushadi. Shartnoma aynan shu ikki tomon juftligi uchun tuziladi, shuning uchun hisobda bir nechta tashkilot yuritilsa, bitta kontragent bilan har bir tashkilot nomidan alohida shartnoma boʻlishi mumkin va hujjatlar ularning har biri boʻyicha alohida qidiriladi.

Shartnoma turi ikkita: oldi-sotdi yoki komissiya. Komissiya tanlansa, vakolat haqi bilan bogʻliq qoʻshimcha maydonlar chiqadi. Valyutani bir nechta valyuta bilan ishlaganda koʻrsatiladi. Hujjatlarni shartnoma boʻyicha izlash, ommaviy tahrirlash, holat berish, qoʻshimcha maydon qoʻshish va chop etish ham shu obyektda.

Qarz esa «Oʻzaro hisob-kitoblar» hisobotida va kartochkaning oʻzida koʻrinadi. Solishtirish dalolatnomasi (akt sverki) davr boshidagi qoldiqni, balansni oʻzgartirgan hujjatlar roʻyxatini va yakuniy qarzni birga beradi. U hisobotdan ham, kontragent kartochkasidan ham chop etiladi. Kartochkada davr, tashkilot va ixtiyoriy tarzda shartnoma tanlanadi; bu yoʻl CRM opsiyasi bilan ishlaydi.

Bir izoh muhim: dalolatnomaning yagona standart shakli yoʻq, MoySklad shabloni esa Rossiyada eng koʻp tarqalgan shaklga asoslangan va uni oʻzgartirish mumkin. Oʻzbekistondagi foydalanuvchi shablonni oʻz amaliyotidagi shakl, yaʼni soliq va audit tomonidan qabul qilinadigan koʻrinish bilan solishtirib olishi kerak. Shablonni oʻzgartirish imkoni bor, demak muammo texnik emas.

Koʻrsatkichlar: hisob kontragent haqida nima deydi

CRM opsiyasi yoqilgan hisobda kartochkada «Koʻrsatkichlar» yorligʻi paydo boʻladi. Ular barcha oʻtkazilgan hujjatlar boʻyicha, kelajak sanali hujjatlarni ham qoʻshib hisoblanadi.

Savdo summasi joʻnatmalar, chakana savdo va olingan komissioner hisobotlari yigʻindisidan qaytarishlarni ayirib topiladi, komissiya shartnomasi boʻyicha joʻnatma va qaytarishlar esa hisobga kirmaydi. Oʻrtacha chek savdo summasini savdolar soniga boʻlish bilan chiqadi; summa manfiy boʻlsa, katakda chiziqcha turadi.

Hisob-kitob misoli, shartli birliklarda: kontragent 4 ta joʻnatma oldi, jami 1 200, bitta qaytarish 200. Savdo summasi 1 200 − 200 = 1 000, savdolar soni 4 (qaytarishlar sonni oshirmaydi), oʻrtacha chek 1 000 / 4 = 250.

Bundan amaliy narsa chiqadi. Komissiya shartnomasi bilan ishlaydigan kontragent koʻrsatkichlarda «jim» koʻrinadi, chunki uning joʻnatmalari savdo summasiga qoʻshilmaydi. Bu tahririyat talqini; qoidaning oʻzi sahifada faqat hisoblash tartibi sifatida yozilgan. Kerakli koʻrsatkichlarni kontragentlar roʻyxatiga ustun sifatida chiqarish mumkin. Koʻrsatkichlarni koʻrish huquqi xodimlar boʻyicha ochiladi yoki yopiladi. Filtrga manfiy balans qoʻyilsa, qarzdorlar roʻyxati chiqadi, summa boʻyicha filtr esa RFM tahlili uchun mijozlarni ajratadi.

Dublikat paydo boʻlsa: birlashtirish qaytmaydi

Roʻyxatda bitta mijoz ikki yozuv boʻlib qolsa, ularni birlashtirish mumkin. Kontragentlar belgilanadi, «Oʻzgartirish» menyusidan «Birlashtirish» tanlanadi, asosiy kontragent koʻrsatiladi va qolganlari arxivga oʻtadi.

Natija butun tizimga tarqaladi: barcha operatsiya, hujjat va hisobotlarda faqat asosiy kontragent qoladi, arxivlangan kontragentlarning hisob raqamlari esa asosiy kontragentning hisob raqamiga almashtiriladi. Amalni bekor qilib boʻlmaydi. Bajarilgan operatsiya haqidagi maʼlumot «Maʼlumot almashish → Import» boʻlimida saqlanadi.

Dublikat va ustiga yozish xavfi eng koʻp joy ommaviy importdir. Bunda xato bitta emas, yuzlab yozuvga tegadi. Import CRM → Kontragentlar boʻlimidagi tugmadan boshlanadi. Namunaviy Excel fayl yuklab olinadi, ustunlar shu namunaga moslashtiriladi, soʻng «Qidirish» menyusida mavjud yozuvlarni aniqlash maydoni tanlanadi. Oxirida ustunlar MoySklad maydonlariga bogʻlanadi; ixtiyoriy belgi bilan faqat mavjud kontragentlarni yangilash ham mumkin. Tizim mavjud kontragentni kod, nom yoki avtomatik tarzda aniqlaydi. Tanlangan maydonning qiymati faylda noyob boʻlmasa, bitta kontragent qayta-qayta yangilanadi va yangilari yaratilmaydi. Avval 5–10 yozuvdan iborat sinov importi tavsiya qilinadi. UUID boʻyicha qidirishni yangi kontragent yaratishda tanlab boʻlmaydi, chunki UUID tizim tomonidan beriladi va oʻzgartirilmaydi.

Roʻyxatning nusxasini olish uchun eksport bor: u arxivdagilarni ham qoʻshib barcha maʼlumotni Excel ga chiqaradi.

Bundan nima kelib chiqadi

Quyidagilar manbalardan chiqarilgan tahririyat xulosasi, hujjatdagi qoida emas.

Kartochkani toʻldirishni hujjatlarga nima koʻchishi nuqtai nazaridan baholash foydali: rekvizit, haqiqiy manzil, narx turi va chegirma keyingi har bir buyurtma va joʻnatmaga tushadi. Kartochkadagi xato bitta hujjatda qolmaydi. U yuzlab hujjatda takrorlanadi, chunki har safar kartochkadan olinadi va hech kim uni qayta tekshirmaydi.

Birlashtirishdan oldin roʻyxatni eksport qilib qoʻyish va asosiy kartochkani ongli tanlash maʼqul. Amal qaytmaydi. Arxivlangan kartochkaning bank hisobi esa asosiynikiga almashadi.

Ommaviy importdan oldin qidiruv maydoni noyobligini tekshirish kerak, aks holda yangi kontragent oʻrniga eskisi ustiga yoziladi va yuzlab qatorli faylning natijasi bir nechta yozuvga siqilib qoladi. Sinov importi shuning uchun ham kerak.

Komissiya yoʻnalishidagi kontragentlarni koʻrsatkichlar bilan baholaganda ularning joʻnatmalari savdo summasiga kirmasligini hisobga olish zarur. Ularning faolligini boshqa hisobot orqali koʻrish kerak boʻladi.

Faol boʻlmagan kontragentni arxivga olish ham tartib saqlaydi. Arxivdagi kontragent yashiriladi va operatsiyalar uchun bloklanadi, lekin muloqot tarixini ochib koʻrish mumkin. Yangi hujjatda tasodifan eski mijozni tanlab qoʻyish xavfi shunday kamayadi.