Timesheets: vaqt hisobi, billing rate va mijozga hisob-faktura

Gipotetik holat: konsalting kompaniyasi mijozga «qirq soat ishlandi» deb hisob-faktura yubordi. Mijoz soʻraydi: qaysi soatlar, kim ishlagan, qaysi vazifaga? Javob xodimlarning esida yoki tarqoq jadvallarda boʻlsa, hisob-fakturaga ishonch pasayadi. Odoo da soat loyiha va vazifaga bogʻlanadi, shuning uchun bunday savolga javob hisobning oʻzida turadi.

Vaqt hisobi: kim, qaysi vazifaga, qancha

Timesheets ilovasi loyihalar va xodimlar boʻyicha ishlangan vaqtni yozadi, koʻrsatadi va tasdiqlaydi. Vaqt va materiallar asosida hisob-faktura yoziladigan xizmatlarda bu yozuvlar zarur asos boʻladi. Soat yozish uchun foydalanuvchi xodim sifatida roʻyxatdan oʻtgan boʻlishi kerak, loyihaning oʻzida esa vaqt hisobi yoqilgan boʻlishi shart.

Kirish huquqi toʻrt pogʻonada beriladi. Birinchi pogʻonada foydalanuvchi ilovani umuman koʻrmaydi. Ikkinchisida faqat oʻz soatlarini yozadi. Uchinchisida hammaning yozuvini koʻradi, tahrirlaydi va tasdiqlaydi. Toʻrtinchisida esa sozlamalarga ham kira oladi. Kichik jamoada ham bunday boʻlinish foydali: xodim oʻz soatini yozadi, rahbar hammanikini tasdiqlaydi.

Vaqt hisobi boshqa ilovalar bilan birga ishlaydi: vazifadagi soatni ham, yordam soʻrovidagi soatni ham shu ilovada, bir xil jadvalda koʻrish mumkin. Shu sababli bir xodim ham loyihada, ham yordam xizmatida ishlasa, uning haftasi bitta joyda toʻliq koʻrinadi va bu yuklamani baholashda qoʻl keladi.

Soatni yozishning uch yoʻli

Birinchi yoʻl taymer. Ekranning yuqori satridagi tugma bosiladi, ish tugagach taymer toʻxtatilib, loyiha va vazifa tanlanadi, kerak boʻlsa tavsif yoziladi. Loyiha hisob-kitob qilinadigan boʻlsa, «hisob qilinadigan» belgisi qoʻyiladi va soat mijozga yozilishi mumkin boʻladi. Davomat ilovasi boʻlsa, taymer xodim ishga kelganda boshlanadi, kun oxirida chiqib ketilmasa, yarim tunda oʻzi nolga qaytadi.

Taymer oynasida xodim ixtiyoriy tavsif yozadi, loyiha va vazifani tanlaydi, loyiha hisob-kitob qilinadigan boʻlsa «hisob qilinadigan» belgisini yoqadi, kerak boʻlsa vaqtni tuzatadi va yozuvni yaratadi. Yozuv yaratilgach taymer nolga qaytadi va keyingi ishga tayyor turadi. Shu kuni yaratilgan yozuvni oynaning pastki qismidan topib tahrirlash yoki oʻchirish ham mumkin.

Ikkinchi yoʻl jadval. Ilova ochilganda xodim oʻz haftasini koʻradi: har katak bitta loyiha va bitta kun, katakni bosib soat yoziladi. Hali yozilmagan loyihalar qiya shriftda taklif sifatida chiqadi, ular vazifalar, muddatlar va oldingi yozuvlarga asoslanadi. Rang tez maʼlumot beradi. Kun yakuni ranglanadi: yozilgan vaqt ish jadvaliga aniq mos kelsa yashil, koʻp boʻlsa jigarrang, kam boʻlsa qizil.

Uchinchi yoʻl vazifaning yoki yordam soʻrovining oʻzi. Vazifa ichidagi boshlash tugmasi bosiladi, ish tugagach toʻxtatish bilan vaqt yoziladi, yoki shu yerdagi vaqt hisobi boʻlimiga qator qoʻshiladi.

Yozuv qatorini ochsangiz, sana, loyiha, vazifa, tavsif va vaqt koʻrinadi, loyiha hisob-kitob qilinadigan boʻlsa, buyurtma qatori ham shu yerda turadi. Aynan shu maydon soatni hisob-faktura qilinadigan qatorga bogʻlaydi. Davr boʻyicha jami ham ranglanadi: kutilgan miqdorga aniq mos kelsa yashil, oshsa toʻq sariq, kam boʻlsa qizil.

Soatdan hisob-fakturagacha

Vaqtni mijozga yozish uchun xizmat mahsulotida hisob-kitob qoidasi «yozilgan vaqt boʻyicha» tanlanadi va buyurtma tasdiqlanganda loyiha bilan vazifa yaratilishi belgilanadi. Buyurtma tasdiqlangach, unda loyihalar va vazifalar tugmalari paydo boʻladi. Xodimlar soatni vazifa ichiga yozadi, bu soatlar buyurtmadagi «yetkazilgan» ustunida koʻrinadi, soʻng oddiy hisob-faktura yaratiladi.

Vazifa ichidagi vaqt hisobi yorligʻida qator qoʻshiladi: sana, xodim, tavsif va sarflangan soat kiritiladi. Kiritilgan soat vazifadagi ajratilgan vaqtga nisbatan foizda koʻrinadi, pastda esa sarflangan va qolgan soatlar turadi. Hisob-faktura buyurtmadagi tugma bilan yaratiladi: oddiy hisob-faktura turi tanlanadi, qoralama ochiladi va uni tasdiqlash qoladi.

Bu yondashuv ish hajmini oldindan aniq baholab boʻlmaganda yoki mijoz talablari ish davomida oʻzgarib turganda, yaʼni kelishuv boshida loyihaning oxirgi koʻrinishi nomaʼlum boʻlganda qulay. Belgilangan umumiy toʻlovli shartnomada esa mijoz bajaruvchiga nima ketganidan qatʼi nazar kelishilgan miqdorni toʻlaydi. Farq jiddiy. Shartnoma turini tanlayotganda shu farqni bilish kerak, chunki vaqt yozuvi ikkala holatda ham kerak boʻladi, ammo uning moliyaviy maʼnosi boshqacha.

Hisob-fakturadagi analitik taqsimot ustuniga ham eʼtibor bering: hujjat uni keyingi hisoblar toʻgʻri bajarilishi uchun zarur deb ataydi.

«Billing rate» va yetakchilar jadvali

Vaqt hisobida «billing rate» degan indikator bor, lekin u pul stavkasi emas. Bu xodimning oylik hisob qilinadigan vaqt maqsadi, yaʼni oyda necha soatni mijozga yozish rejalashtirilgani. Ekranda yozilgan hisob qilinadigan vaqt maqsadga nisbatan foizda koʻrinadi, maqsaddan past boʻlsa qizil, yetgan boʻlsa yashil boʻladi.

Vaqt hisobi sozlamalarida yozish usuli ham tanlanadi: soat va daqiqa yoki kun. Bu tanlov oylik maqsad birligiga taʼsir qiladi, maqsadni esa vaqt hisobi ilovasidan ham, xodimlar ilovasidagi xodim kartasidan ham kiritish mumkin.

Yoniga yetakchilar jadvalini yoqish mumkin. U maqsadga eng yuqori foizda yetgan uch xodimni koʻrsatadi, jami vaqt boʻyicha alohida jadval ham bor, kunlik maslahatlarni esa oʻzgartirish mumkin. Bunday jadval baʼzilarni ragʻbatlantiradi, boshqalarni esa bosim ostida qoldirishi mumkin. Shuning uchun uni yoqishdan oldin jamoa bilan kelishib olgan maʼqul, bu tahririyat fikri.

Gipotetik misol. Xodimning oylik maqsadi 120 soat, oy oʻrtasida u mijozga 90 soat yozgan boʻlsa, ekranda 75 foiz koʻrinadi va koʻrsatkich hali qizil turadi. Oy oxirigacha yana 30 soat yozilsa, u yashil rangga oʻtadi. Bu hisob ichki yigʻilish va oʻqishga ketgan soatlarni hisobga olmaydi, chunki ular hisob qilinadigan vaqt emas.

Taʼtil va bayram soatlari oʻzi yoziladi

Xodim taʼtilga chiqsa, uning soatlari hisobdan tushib qolmasligi kerak, aks holda oylik hisobotda boʻshliq paydo boʻladi va uni qoʻlda toʻldirishga toʻgʻri keladi. Odoo bu ishni oʻzi qiladi: taʼtil soʻrovi tasdiqlangach, vaqt yozuvini oʻzi yaratadi. Buning uchun vaqt hisobi sozlamalarida tegishli parametr yoqiladi, odatda yozuv «Ichki» loyihadagi «Taʼtil» vazifasiga tushadi, ammo boshqa loyiha va vazifani tanlash ham mumkin.

Tasdiqlash talab qilinmaydigan taʼtil turlari yozuvni darhol yaratadi, tasdiqlash kerak boʻlganlari esa rahbar rozi boʻlgandan keyin. Bayram kunlari ham shu sozlama bilan yoziladi. Sozlamani koʻrish uchun dasturchi rejimini yoqish kerakligini hujjat alohida taʼkidlaydi.

Hujjatdagi misol sodda: xodim dekabr haftasining dastlabki kunlarida ichki oʻqishda, soʻnggi kuni esa kasal boʻlib taʼtil soʻraydi. Kasallik turi tasdiqlashni talab qilmasa, soʻrov darhol qabul qilinadi va soat «Ichki» loyihadagi «Taʼtil» vazifasiga oʻzi tushadi.

Odoo 19 va 20 da nimalar qoʻshildi

Odoo 19 da taqvim koʻrinishidan bir yoʻla bir nechta vaqt yozuvi yaratish imkoni qoʻshildi, shuning uchun kun boʻyi bajarilgan bir nechta ishni har birini alohida ochmasdan, bir amalda jadvalga kiritish mumkin. Odoo 20 esa vaqt yozishni ancha yengillashtirdi: taymer yuqori menyuga chiqarilgan, yaʼni vaqtni istalgan joydan yozib boʻladi. Yana bir yangilik kompyuter faoliyatini kuzatib, undan vaqt yozuvi taklif qiladigan yordamchi. Bu yozuvni noldan boshlash oʻrniga tayyor taklifni tekshirib tasdiqlash imkonini beradi.

Yordamchi ActivityWatch degan alohida dasturdan foydalanadi: u kompyuterda va brauzerda qaysi ilova yoki sahifa ochiq ekanini kuzatadi. Qoidalar yordamida bu faoliyat loyiha va vazifaga moslanadi, xodimga esa yozuv sifatida taklif qilinadi. Dastur Windows, macOS va Linux da ishlaydi, brauzer kengaytmasi Chrome va Firefox uchun mavjud.

Yordamchi qoidalari matn namunasi boʻyicha ishlaydi: qoida oyna nomi, sahifa nomi yoki manzildan namuna qidiradi va mos kelsa, shu paytdan keyingi faoliyatni oʻsha yozuvga bogʻlaydi. Kamida bir daqiqa davom etgan faoliyat hisobga olinadi. Tayyor qoidalar Odoo, GitHub, Google Docs, Gmail, Google Meet va Discord uchun bor, qoʻshimcha qoidalar takliflar aniqligini oshiradi. Takliflar Odoo dagi uchrashuvlar va rejadan ham tuziladi, vaqtni yaxlitlash sozlamasi ularga ham taʼsir qiladi.

Oʻrnatish qurilmaga bir martalik: boshlash vaqt hisobi boʻlimidagi yordamchi ekranidan amalga oshiriladi, kompyuter faoliyati uchun dastur majburiy, brauzer kengaytmasi esa ixtiyoriy, oxirida dastur Odoo bazasi manzilini tanishi va ulanish tekshirilishi kerak. Takliflar loyiha va vazifaga qoidalar hamda oldingi tanlovlarga qarab oʻzi biriktiriladi.

Maxfiylik masalasi alohida. Faoliyat maʼlumoti faqat xodimning qurilmasida qayta ishlanadi va hech kimga yuborilmaydi, takliflar esa xodim ulardan vaqt yozuvi yaratmaguncha shaxsiy qoladi. Yordamchi faqat vaqt soat va daqiqa bilan yoziladigan usulda ishlaydi. Uch daqiqa klaviatura yoki sichqoncha harakatsiz qolsa, buni tanaffus deb hisoblaydi.

Tahririyat mulohazasi: yordamchi xodimni kuzatish vositasiga aylanib qolmasligi kerak. Hujjatga koʻra takliflar xodimning oʻzida qoladi, shuning uchun jamoaga bu qoidani oldindan ochiq tushuntirish yetarli.

Odoo 20 yangiliklariga yana uch narsa kiritilgan: qoidalarni boshqalar bilan ulashish, qisqa chalgʻishlarni asosiy vaqtdan ajratish va maʼlum davomiylikka yetmagan faoliyatni takliflarga qoʻshmaslik.

Bu yangiliklarning umumiy yoʻnalishi bitta: soatni xotiradan yozishdan koʻra ish bilan birga yozishga oʻtish, chunki soat qanchalik kech yozilsa, u shunchalik taxminiy boʻladi. Biroq vositaning oʻzi odat hosil qilmaydi, buni jamoa oʻzi kelishib olishi kerak. Bu tahririyat mulohazasi.

Amalda nima qilish mumkin

Bu bandlar hujjat talabi emas, manbalardan chiqarilgan tahririyat mulohazasi.

1. Avval shartnoma turini belgilang, soʻng vaqt hisobini unga moslang, chunki soat boʻyicha hisobda yozuv mijozga ketadi, belgilangan toʻlovda esa u faqat foydani tushunish uchun kerak boʻladi.
2. Jamoaga soatni kun oxirida xotiradan emas, ish paytida taymer bilan yozishni koʻrsating.
3. Hisob qilinadigan va ichki soatlarni alohida loyihalarga ajrating, shunda mijoz hisobi toza boʻladi.
4. Yordamchini yoqishdan oldin xodimlarga maʼlumot qayerda saqlanishini tushuntiring.
5. Taʼtil yozuvlari sozlamasini yoqing, shunda oylik hisobotda soatlar toʻliq koʻrinadi.