Purchase: RFQ, blanket order va tender jarayoni

Gipotetik holat. Mebel ustaxonasi yelimni uch xil yetkazib beruvchidan oladi, lekin kim kimga qoʻngʻiroq qilgani, qaysi taklif arzonroq boʻlgani va kelishuv qachon tugashi daftarda yoki xotirada qoladi. Odoo bu ishni hujjatlar zanjiriga aylantiradi: soʻrov, buyurtma, qabul, hisob-faktura. Har halqa oldingisiga bogʻlanadi, shuning uchun kim nimani qachon soʻragani keyin ham koʻrinib turadi.

Soʻrovdan buyurtmagacha

Taklif soʻrovi, inglizcha RFQ, yetkazib beruvchiga yuboriladigan hujjat: unda nima va qancha kerakligi yoziladi, yetkazib beruvchi esa oʻz shartlarini aytadi. Yetkazib beruvchi rozi boʻlgach, soʻrov xarid buyurtmasiga, inglizcha PO ga, aylanadi va baho bilan muddat kelishilgan hisoblanadi.

Soʻrov Purchase ilovasida “Orders”, soʻng “Requests for Quotation” boʻlimida ochiladi. Avval yetkazib beruvchi tanlanadi, keyin mahsulotlar qoʻshiladi. Ikki sana muhim: “Order Deadline” yetkazib beruvchi kelishuvini tasdiqlashi kerak boʻlgan kunni bildiradi, “Expected Arrival” esa shu sanadan va yetkazib beruvchining yetkazish muddatidan hisoblanadi.

Muddat oʻtib ketsa nima boʻladi? Soʻrov kechikkan deb belgilanadi, ammo buyurtma berish baribir mumkin. Demak sana taqiq emas, nazorat belgisi. Bu qulay, chunki yetkazib beruvchi kechroq javob bersa ham ish toʻxtab qolmaydi.

Yuborishdan oldin “Vendor Reference” maydonini toʻldirgan maʼqul: u yetkazib beruvchining oʻz hujjat raqamini saqlaydi va keyin qabul hujjatida manba sifatida chiqadi. Ombor ilovasi oʻrnatilgan boʻlsa, “Confirm Order” bosilishi bilan qabul hujjati oʻzi ochiladi va kutilayotgan sana unga tushadi.

Soʻrovga mahsulot qoʻshishning ikki yoʻli bor: nomini yozish yoki “Catalog” tugmasi bilan yetkazib beruvchi katalogidan tanlash. “Ask confirmation” belgisi yoqilsa, yetkazib beruvchidan yuklash sanasini elektron pochta orqali tasdiqlash soʻraladi. Sana yozma tasdiqlangan boʻlsa, kechikish haqidagi bahsni hal qilish ancha oson.

Boshqaruv paneli kechikkan hujjatlarni ajratib koʻrsatadi va unda toʻrtta tugma bor: yuborilgan soʻrovlar, muddati oʻtgan soʻrovlar, yetkazib beruvchi javob bermaganlar hamda qabul sanasi oʻtib ketganlar. Haftalik yigʻilishda shu toʻrt roʻyxat yetarli, chunki javobsiz soʻrov kimga qaytarilishi va kechikkan yetkazmaga kim qoʻngʻiroq qilishi shundan aniq boʻladi.

Yetkazib beruvchi baholari va soʻrovlarni jamlash

Soʻrov qatorlari oʻzi toʻlishi uchun mahsulot kartasidagi “Purchase” varagʻida yetkazib beruvchi, miqdor, birlik bahosi va yetkazish muddati yoziladi. Shundan keyin yetkazib beruvchini tanlashning oʻzi bahoni ham, muddatni ham olib keladi.

Qayta buyurtma qoidalari koʻp mayda soʻrov yaratishi mumkin, buni esa yetkazib beruvchi kartasidagi “Group RFQ” maydoni tartibga soladi. U toʻrt qiymat oladi.

• “On Order”: bir buyurtmadan chiqqan ehtiyojlar bitta soʻrovga tushadi. Sukut boʻyicha shu variant yoqilgan.
• “Daily”: kutilayotgan kelish sanasi bir xil ehtiyojlar jamlanadi.
• “Weekly”: ehtiyojlar kelish haftasi boʻyicha jamlanadi, hafta kunini alohida tanlash mumkin.
• “Always”: yetkazib beruvchiga tegishli hamma ehtiyoj bitta soʻrovga yigʻiladi.

Ikki cheklov bor. Turli omborga yoki turli valyutada keladigan ehtiyojlar, shuningdek mijozga toʻgʻridan-toʻgʻri joʻnatiladigan buyurtmalar hech qachon jamlanmaydi, qoʻlda yaratilgan soʻrovlar ham shunday. Odoo 19 yangiliklarida bu sozlama har yetkazib beruvchi uchun alohida berilishi qayd etilgan.

Blanket order: bir marta kelishilgan shart, koʻp marta buyurtma

Bir xil tovar yil boʻyi olinsa, shartni har safar qaytadan kelishish ortiqcha. Blanket order, yaʼni uzoq muddatli xarid kelishuvi, shu uchun bor: hujjat uni oldindan belgilangan baho bilan takrorlanadigan yetkazma haqidagi shartnoma deb ataydi, miqdor va vaqt esa har safar boshqacha boʻlishi mumkin.

Yoqish uchun Purchase sozlamalarida “Purchase Agreements” belgilanadi. Yangi kelishuvda yetkazib beruvchi, tur sifatida “Blanket Order”, amal qilish muddati, mahsulotlar, miqdorlar va birlik baholari kiritiladi, soʻng “Confirm” bosiladi. Muddat boʻsh qoldirilsa, kelishuv cheksiz amal qiladi.

Bir nozik joy bor: baholar mahsulot kartasidan oʻzi toʻlmaydi va qoʻlda yozilmasa nol boʻlib qoladi. Shu sababli tasdiqlashdan oldin qatorlarni bir marta koʻzdan kechirish kerak. Tasdiqlangandan keyin ham mahsulot, miqdor va bahoni oʻzgartirish mumkin.

Gipotetik misol. Ustaxona bir yilga yelim idishlari uchun kelishuv ochdi, deylik. Birinchi oyda yuzta, uchinchi oyda ellikta, yettinchi oyda yana yuzta buyurtma beradi va har safar shartlarni qaytadan soʻramaydi: baho kelishuvda turibdi, “Ordered” maydoni esa ketgan hajmni yigʻib boradi.

Kelishuv tasdiqlangach, “New Quotation” tugmasi undan soʻrov yaratadi. Soʻrov kelishuv shartlari bilan toʻlgan holda ochiladi va unga bogʻlangan boʻladi, kelishuvdagi “Ordered” maydoni esa bogʻlangan soʻrovlar boʻyicha jami buyurtma qilingan miqdorni oʻzi yigʻadi. Qayta buyurtma qoidalari yetkazib beruvchini, bahoni va kelishuvni mahsulotga qoʻshilgan yetkazib beruvchi qatoridan oladi.

Hujjat bitta narsani aytmaydi: kelishilgan miqdordan oshib ketilsa yoki muddat tugasa, tizim nima qiladi. Buni sinov bazasida tekshirish kerak, shartnomada esa oshib ketish tartibini alohida yozib qoʻyish maʼqul. Odoo 20 yangiliklarida kelishuvga boʻlim va izoh qatorlarini qoʻshish imkoni paydo boʻlgani aytilgan.

Tender: bir nechta taklifni yonma-yon qoʻyish

Katta xaridda bitta yetkazib beruvchiga tayanish xavfli, shuning uchun bir xil tovarga bir necha yetkazib beruvchidan taklif soʻraladi. Odoo bu usulni muqobil soʻrovlar deb ataydi va hujjatda u “call for tender”, yaʼni tender deb ham tilga olinadi. Hujjatga koʻra, tender asosan davlat tashkilotlari uchun qonuniy majburiy usul, lekin xususiy kompaniyalar ham undan foydalanishi mumkin.

Tartib ketma-ket. Avval birinchi soʻrov yuboriladi, keyin uning “Alternatives” varagʻida “Create Alternative” bosilib, boshqa yetkazib beruvchi tanlanadi. “Copy Products” belgisi yoqilgan boʻlsa, mahsulotlar va miqdorlar nusxalanadi, oʻchirilsa boʻsh soʻrov ochiladi. Javoblar kelgach, “Compare Product Lines” tugmasi taqqoslash sahifasini ochadi.

Sahifa mahsulot boʻyicha guruhlangan: har mahsulot ostida barcha yetkazib beruvchining qatori turadi, eng yaxshi taklif esa “Choose” tugmasi bilan tanlanadi. Tanlanmagan qatorlarning summasi nolga tushadi, demak ular boshqa buyurtmalarga taʼsir qilmasdan bekor qilinishi mumkin.

Gipotetik misol. Ustaxona yigirmata yelim idishini uch yetkazib beruvchidan soʻradi. Birinchisi eng arzon, lekin muddati ikki hafta. Ikkinchisi qimmatroq, ammo ertaga yetkazadi, uchinchisi esa faqat oʻnta idish qoldirgan. Sahifa uch qatorni yonma-yon qoʻyadi, xolos, qarorni Odoo emas, tanlovchi qabul qiladi: kimdir muddatni, kimdir bahoni ustun qoʻyadi.

Tanlangan soʻrov tasdiqlanganda Odoo savol beradi: qolgan muqobillar bekor qilinsinmi yoki saqlansinmi. Tovarning bir qismi keyinroq boshqa yetkazib beruvchidan olinadigan boʻlsa, saqlash kerak, hammasi buyurtma qilingach esa “Cancel Alternatives” tanlanadi.

Odoo 19 da bir vaqtning oʻzida bir nechta muqobil soʻrov yaratish imkoni qoʻshilgan va ular yetkazib beruvchining valyutasida hamda asl soʻrovdagi analitik taqsimot nusxasi bilan ochiladi. Odoo 20 da taqqoslash ekrani soddalashtirilgani aytilgan.

Hisob-fakturani nima bilan bogʻlash

Buyurtma berilgach, yetkazib beruvchining hisobi qachon ochilishi savoli turadi va uni mahsulot kartasidagi nazorat siyosati hal qiladi. “On ordered quantities” buyurtma tasdiqlanishi bilan buyurtma miqdoridan qoralama hisob ochadi, “On received quantities” esa faqat qabul qilingan miqdor boʻyicha qoralama ochadi.

Ikkinchi siyosatga “3-way matching” qoʻshiladi: hisob buyurtma, qabul va hisob-faktura mos kelgandagina toʻlanishi kerak deb belgilanadi. Hisobdagi “Should Be Paid” maydoni “Yes”, “No” yoki “Exception” qiymatini oladi. Qoralama hisob oʻzgartirilsa maydon “Exception” boʻladi, lekin Odoo oʻzgarishni toʻsmaydi, chunki buning asosli sababi boʻlishi mumkin. Hisoblar bilan ishlashning oʻzi, dublikat aniqlash va toʻlov bosqichi alohida maqolada koʻrib chiqilgan.

Buyurtma boʻyicha holatni “Billing Status” maydoni koʻrsatadi va qaysi holat qachon chiqishi tanlangan siyosatga bogʻliq.

Odoo 19 va 20 da nima oʻzgardi

Yangiliklar ikki yoʻnalishda: hujjat bilan ishlash qulaylashdi, xarid sifatini oʻlchash imkoni esa endi paydo boʻldi. Odoo 19 da quyidagilar qoʻshilgan.

• Prognoz asosidagi xarid: katalogda keyingi kunlardagi talabga qarab kerakli miqdor taklif qilinadi.
• Xarid buyurtmasining “Done” holati oʻrniga qulflash belgisi paydo boʻldi.
• Qoʻlda oʻzgartirilgan qator bahosi endi oʻzi qayta hisoblanmaydi.
• Sinov uchun yaratilgan soxta buyurtmalarni bekor qilish va oʻchirish mumkin boʻldi.

Taklif etiladigan miqdor qanday topilishini hujjat ochiq tushuntiradi: oxirgi 30 kundagi sotuvdan kunlik oʻrtacha talab olinadi va u necha kunga xarid qilinayotganiga koʻpaytiriladi. Hujjatdagi misolda kuniga oʻrtacha 1,33 dona sotilgan orxideya 14 kunga 19 dona taklif etiladi.

Odoo 20 yangiliklari esa sifat va muddatga yaqinroq.

• Kutilayotgan kelish sanasini buyurtmadan tahrirlash mumkin, yetkazib beruvchi bergan asl sana esa vaqtida yetkazish koʻrsatkichi uchun saqlanadi.
• Buyurtma muddati oʻtib ketgan boʻlsa, kelish sanalarini bir bosishda qayta hisoblash mumkin.
• Yetkazib beruvchining sifat koʻrsatkichi uning mahsulotlariga oʻtkazilgan sifat tekshiruvlari asosida koʻrinadi.
• Yetkazib beruvchi kartasida standart Incoterm, yaʼni yetkazish shartlarining xalqaro kodi, belgilanadi va u barcha soʻrov hamda buyurtmalarga tushadi.

Vaqtida yetkazish ulushini alohida panelda ham koʻrish mumkin: “Purchase & Vendor analysis” paneli oʻrtacha qabul muddatini, qabul qilingan va buyurtma qilingan miqdor nisbatini hamda vaqtida kelgan tovar ulushini yetkazib beruvchi boʻyicha koʻrsatadi.

Amalda nima qilish mumkin

Quyidagi qadamlar hujjatlardan chiqarilgan tahririyat mulohazasi, tayyor retsept emas.

1. Xaridlarni uch guruhga ajrating: bir martalik, doimiy takrorlanadigan va katta hajmli yoki tanlov talab qiladigan.
2. Birinchi guruh uchun oddiy soʻrov yetarli. Yetkazib beruvchi kartasida jamlash qoidasini bir marta belgilang.
3. Ikkinchi guruhga uzoq muddatli kelishuv oching va tasdiqlashdan oldin baholarni qoʻlda tekshiring.
4. Uchinchi guruhda kamida uch yetkazib beruvchidan taklif soʻrang va tanlovni taqqoslash sahifasida qayd eting.
5. Har mahsulotga hisob nazorati siyosatini belgilang va dastlabki oyda kechikkan soʻrovlar roʻyxatini haftalik koʻrib chiqing.