Ulgurji savdo jarayoni: buyurtmadan toʻlovgacha hujjatlar zanjiri

Ulgurji xaridor telefonda 200 quti soʻradi. Shu daqiqada kamida toʻrtta savol paydo boʻladi: nima kelishildi, qancha va qachon toʻlanadi, ombordan nima chiqdi va pul keldimi. Javob bitta hujjatda emas. MoySklad bu savollarning har biriga alohida hujjat bilan javob beradi. Zanjirni tushunish uchun hujjatlarni bir-biridan ajratib koʻrish kerak, chunki ularning hammasi ham omborga taʼsir qilmaydi.

Yordam markazi ulgurji savdoni qanday koʻradi

Yordam markazida ulgurji savdoga alohida sahifa bagʻishlangan, u oltita yoʻnalishni sanaydi:

• sotuv va xaridlarni boshqarish.
• ombor hisobi.
• tahlil va hisobotlar.
• mijozlar bazasi bilan ishlash.
• hujjatlarni chop etish.
• ruxsatlar, boʻlinmalar va filiallarni boshqarish.

Bu roʻyxat jarayon emas, balki imkoniyatlar xaritasi, yaʼni sahifa tizim nimalarni qila olishini sanaydi, ularni qanday ketma-ketlikda ishlatishni esa aytmaydi. Oʻzbekiston uchun rasmiy sayt ham ulgurji savdoni toʻrt yoʻnalishdan biri sifatida koʻrsatadi, qolganlari chakana, onlayn savdo va ishlab chiqarish. Jarayonning oʻzini esa hujjatlar quradi, ularning har biri bitta savolga javob beradi.

Buyurtma qanday tushadi

Zanjir buyurtmadan boshlanadi, buyurtma esa bir necha yoʻl bilan paydo boʻladi. Operator uni telefon orqali qoʻlda kiritadi, onlayn doʻkon, ijtimoiy tarmoqdagi doʻkon yoki marketplace undan avtomatik yuklaydi, «Онлайн-заказ» ilovasi yaratadi, yoki uni qoldiqlar hisobotidagi savat orqali tuzish mumkin. Ulgurji kompaniyada koʻpincha bir nechta yoʻl birga ishlaydi, hujjat esa hammasida bir xil boʻladi.

Buyurtma kartochkasida bir nechta maydon zanjirning keyingi bosqichlariga taʼsir qiladi:

• kontragent: kim uchun sotilayotgani va qarz kimga yoziladi.
• ombor: tovar qaysi joydan chiqishi.
• reja boʻyicha joʻnatish sanasi: shu sana boʻyicha buyurtmalarni saralash va eslatma sozlash mumkin.
• sotuv kanali va loyiha: savdo yoki aksiya natijasini baholash uchun.

Buyurtmalarni roʻyxat, ustun yoki taqvim koʻrinishida koʻrish mumkin. Taqvim buyurtmalarni joʻnatish sanasi boʻyicha kun, hafta yoki oy kesimida koʻrsatadi. Ulgurji savdoda shu koʻrinish omborchi uchun eng qulay: ertaga nima chiqishini darhol koʻradi. Agar buyurtmada kerakli tovar yetmasa, uni omborda bor analogi bilan almashtirish mumkin.

Har hujjat bitta savolga javob beradi

Zanjir qatʼiy tartibda emas, chunki joʻnatishni buyurtmadan ham, hisobdan ham yaratish mumkin, hisobni esa buyurtmadan yoki joʻnatishdan. Demak, buyurtma shart emas: baʼzi kompaniya hisobdan boshlaydi, baʼzisi bevosita joʻnatishdan. Qaysi variant mos kelishi xaridor bilan kelishuv turiga bogʻliq.

Gipotetik misol bilan koʻraylik: xaridor 200 quti buyurtma beradi va siz 200 tasini rezerv qilasiz. Hisob chiqariladi, xaridor yarmini oldindan toʻlaydi va toʻlov buyurtmaga bogʻlanadi. Ertasi kuni 120 quti joʻnatiladi: ombor qoldigʻi 120 ga kamayadi, buyurtma esa 200 boʻlib turaveradi. Toʻlov, joʻnatilgan miqdor va qarz uchta alohida koʻrsatkich boʻlib qoladi, ularni bitta raqamga yigʻib boʻlmaydi.

Misolning ahamiyati shundaki, har bir koʻrsatkich oʻz hujjatidan olinadi, shuning uchun bir hujjat yetishmasa, javob ham yarim boʻladi: joʻnatish yozilmasa qoldiq kamaymaydi, toʻlov bogʻlanmasa buyurtma toʻlanmagan boʻlib qoladi, hisob chiqarilmasa esa xaridorga yuboriladigan hujjat yoʻq. Qoida oddiy. Hujjatni oʻz vaqtida va oʻz joyida yaratish hisobotlarning ishonchliligini belgilaydi.

Tovar yetmasa: buyurtmadan taʼminotchigacha

Ulgurjichining asosiy xavfi buyurtma qabul qilib, tovar yetmay qolishi. Yordam markazi bunga yoʻl beradi: xaridor buyurtmasidan taʼminotchiga buyurtma yaratiladi, bunda ikki variant bor. Birinchisida buyurtmadagi hamma tovar olinadi, ikkinchisida «mavjud» miqdor hisobga olinib, faqat omborda yetishmaydigan tovar oʻtadi.

Buyurtmalar koʻp boʻlsa, «Снабжение» hujjati yordam beradi. U tanlangan bir necha xaridor buyurtmasidagi tovarlarni bitta roʻyxatga yigʻadi, bir xil tovarlar esa birlashtiriladi. Har bir tovar uchun taʼminot usuli tanlanadi: taʼminotchiga buyurtma, ishlab chiqarish buyurtmasi, ishlab chiqarish topshirigʻi yoki ombordan koʻchirish. Miqdor esa uch usulda hisoblanadi:

• qoldiq boʻyicha: faqat omborda haqiqatan turgan miqdor hisobga olinadi.
• mavjud boʻyicha: qoldiqdan rezerv ayiriladi, kutilayotgan tovar qoʻshiladi.
• buyurtma boʻyicha: buyurtmada nechta yozilgan boʻlsa, shuncha buyurtma qilinadi.

Ulgurjichi uchun yana bir imkoniyat bor: yordam markazi rezervni hali kelmagan, lekin kelishilgan tovar hisobiga ham qoʻyish mumkinligini yozadi. Bu menejerga xaridorga aniq vaʼda berish, xarid boʻlimiga esa shu vaʼdani bajarishga tayyorlanish imkonini beradi, ammo taʼminotchi kechiksa, vaʼda ham kechikadi.

Bu tahririyat xulosasi: bir xil tovarga koʻp buyurtma tushadigan ulgurji savdoda ikkinchi usul ortiqcha xaridning oldini oladi. Uchinchisi esa tovar umuman yoʻq boʻlganda qulay, chunki hisob-kitob soddalashadi. Natija «Заказы поставщикам», «Заказы на производство» yoki «Производственные задания» boʻlimlarida paydo boʻladi, jarayon baʼzan vaqt oladi.

Optom xaridor buyurtmani oʻzi tuzganda

Yordam markazi «Онлайн-заказ» ilovasini ulgurji xaridorlar uchun tavsiya qiladi. Siz tovarlar roʻyxatini va har mijoz uchun alohida shartlarni tayyorlaysiz, xaridor esa havola orqali oʻzi buyurtma beradi, buyurtma MoySklad ga tushadi. Katalog va qiymatlar doimiy sinxronlanib turadi, qoʻlda solishtirish shart emas.

Ilova yordam markazida Rossiya foydalanuvchisi uchun tasvirlangan, Oʻzbekiston hisobida uning mavjudligi esa sahifada alohida aytilmagan, shuning uchun uni ishga tushirishni rejalashtirishdan oldin oʻz hisobingizda borligini tekshirib olish kerak.

Joʻnatishdan oldin: komplektatsiyani tekshirish

Ulgurji partiya katta boʻladi, xato esa qimmatga tushadi. Shuning uchun yordam markazi joʻnatishdan oldin hujjatdagi son bilan haqiqatda yigʻilgan tovar sonini solishtirishni va farq topilsa, uni aniqlashni tavsiya qiladi. Xatoni qoldiq kamaymasdan oldin ushlash arzonroq, chunki joʻnatish hujjati oʻtgach ombor qoldigʻi allaqachon oʻzgargan boʻladi.

Joʻnatishdan keyin: hujjatlar, toʻlov va qarz

Joʻnatish hujjatidan hisob, hisob-faktura, kiruvchi toʻlov, kirim orderi va xaridor qaytarishi yaratiladi. «Связанные документы» yorligʻida hujjat qaysi hujjatdan paydo boʻlgani va undan nima tugʻilgani koʻrinadi. Zanjir shu bilan yaxlit qoladi: qaytarish qaysi joʻnatishdan kelganini tizim biladi, shuning uchun xaridor bir oy oʻtib tovarni qaytarsa ham, qaytarish joʻnatishdan yaratilsa aynan oʻsha joʻnatishga bogʻlanadi va qoʻlda tiklash shart emas.

Toʻlov bilan hisob-kitob ancha moslashuvchan. Bitta toʻlov bir necha hujjatga bogʻlanishi mumkin: buyurtma, hisob yoki joʻnatma, har biri uchun alohida summa bilan. Summa yetmasa, tizim uni yuqoridan pastga qarab taqsimlaydi va yetmay qolgan qismni qizil rang bilan koʻrsatadi. Ulgurji savdoda xaridor koʻpincha bitta toʻlov bilan bir necha joʻnatma uchun hisob-kitob qilgani uchun bu foydali.

Bosma shakllarga kelsak, joʻnatish sahifasidagi roʻyxat Rossiya shakllarini sanaydi: ТОРГ-12, UPD va boshqalar. Oʻzbekiston uchun rasmiy sayt qonunchilikka mos bosma shakllar shablonlarini alohida imkoniyat sifatida koʻrsatadi, shuning uchun kerakli shakl toʻplamini oʻz hisobingizda koʻrib chiqing.

Oldindan toʻlov ham shu mantiqqa kiradi. Toʻlov hujjatini buyurtmaga bogʻlash mumkin, shuning uchun pul joʻnatishdan oldin ham hujjatlar zanjirida koʻrinadi, maʼlum bir joʻnatmaga esa keyin biriktiriladi. Bogʻlashni istalgan paytda bekor qilish mumkin. Amalda bu shuni bildiradi: xaridor avans toʻlasa, uni buyurtma kartochkasidan koʻrasiz, qoldiqlar bilan aralashtirib yubormaysiz.

Zanjirning qisman avtomatlashtirilishi

Zanjirdagi takrorlanuvchi qadamlarni stsenariy, yaʼni MoySklad ichidagi avtomatik robot bajarishi mumkin. Yordam markazi uch tayyor zanjirni misol qilib keltiradi. Birinchisida buyurtma «Ожидает отгрузки» holatiga oʻtganda joʻnatish oʻzi yaratiladi, buyurtma statusi «yigʻishni kutmoqda» ga oʻzgaradi va ombor xodimiga topshiriq tushadi. Ikkinchisida buyurtma toʻlovni kutish holatiga oʻtganda hisob yaratiladi va tizim toʻlov toʻliq kelmasa, menejerga xabar yuboradi. Uchinchisi ishlab chiqarishga ulangan: buyurtmadan ishlab chiqarish topshirigʻi, undan keyin joʻnatish yaratiladi.

Cheklov ham bor: bitta zanjirga beshtagacha stsenariy qoʻshiladi, bitta stsenariy boshqasini oʻzi ishga tushirmaydi. Shuning uchun ketma-ketlikni zanjir sifatida alohida yigʻish kerak. Bu imkoniyat alohida opsiya sifatida ulanadi, shuning uchun uni sotib olishdan oldin qaysi qadamlar takrorlanishini roʻyxatga oling.

Kim nimani koʻradi

Ulgurji savdoda bir kishi hamma hujjatni yurgizmaydi. Quyidagi xarita gipotetik, kompaniyangizda rollar boshqacha boʻlishi mumkin:

Yordam markazi buyurtma va hisob uchun ruxsatlarni har xodim uchun alohida sozlash mumkinligini yozadi. Qaysi buyurtmani kim koʻrishi va qanday ishlashi shu yerda belgilanadi. Statuslar orqali qadamlarni ketma-ket qoʻyish esa alohida masala, uni boshqa maqolada koʻrib chiqamiz.

Bundan nima kelib chiqadi

Quyidagilar sahifalardan chiqarilgan tahririyat xulosasi.

1. Zanjirni qogʻozga chizing: qaysi hujjat sizda majburiy, qaysi biri ixtiyoriy va uni kim yaratadi.
2. Hujjatni oldingisidan yarating, yangidan yozmang, shunda bogʻlanish saqlanadi va rezerv hamda qarz toʻgʻri hisoblanadi.
3. Yetishmaslikni hisoblashda «mavjud» miqdorni oling, qoldiqni emas.
4. Har bosqich uchun masʼul xodimni belgilang, aks holda hujjat yarim yoʻlda toʻxtab qoladi.

Ulgurji kompaniyada eng koʻp xato bir joyda uchraydi: hujjat zanjirdan uzilib, alohida yoziladi. Masalan, joʻnatma buyurtmaga bogʻlanmagan boʻlsa, rezerv yechilmaydi va «mavjud» miqdor haqiqatdan kam koʻrinib qolaveradi. Bunday xato darhol sezilmaydi, hisobotlar esa oyning oxirida bir-biriga mos kelmay qoladi.

Eng amaliy tekshiruv oson: bitta xaridor buyurtmasini oxirigacha olib chiqing. Buyurtma, hisob, joʻnatish va toʻlovdan keyin «Связанные документы» yorligʻida toʻrtta hujjat koʻrinsa, zanjir ishlayapti, koʻrinmasa esa qaysi qadamda hujjat bogʻlanmay, yangidan yozilganini shu yerdan topasiz.