Buyurtma statuslari va biznes-jarayon: bosqichni oʻtkazib yuborishni cheklash

Menejer buyurtmani «Yangi» holatidan bevosita «Joʻnatilgan» holatiga oʻtkazdi, chegirmani esa rahbar hali koʻrmagan. Tizim buni oʻzi toʻxtatmaydi, chunki status oddiy belgi, bu esa keyinroq hisobotlarda va bonus hisobida chalkashlik tugʻdiradi. Bunday xatodan himoyalanish uchun MoySklad da ikki vosita bor: statuslar va biznes-jarayon. Birinchisi buyurtmaning yoʻlini koʻrsatadi, ikkinchisi shu yoʻlda kim qayerdan qayerga oʻta olishini cheklaydi.

Status: hujjatning yoʻldagi belgisi

Statuslar hujjatning hayot siklini kuzatishga, hujjatlarni muhimligi boʻyicha ajratishga, qidirishni osonlashtirishga va biznes-jarayonlarni sozlashga yordam beradi. Yordam markazi xaridor buyurtmasi uchun misol keltiradi: yangi, tasdiqlangan, yigʻilgan, joʻnatilgan, yetkazilgan, qaytarilgan va bekor qilingan. Statuslar sonini oʻzingiz tanlaysiz, ularni nafaqat buyurtmalarga, balki mijozlarga ham berish mumkin.

Statuslar roʻyxati hujjatlar roʻyxatidagi «Статус» tugmasi orqali sozlanadi: yangi status qoʻshiladi, rangi tanlanadi, tartibi strelkalar bilan oʻzgartiriladi. Yordam markazining oʻzi statuslar qancha kam boʻlsa, tizim bilan ishlash shuncha qulay boʻlishini yozadi. Har status uchta turdan biriga kiradi:

• oddiy: hujjat qayta ishlanayotganda oʻtadigan oraliq holat, bunday holatlar bir nechta boʻlishi mumkin.
• yakuniy ijobiy: bitim muvaffaqiyatli tugaganda beriladi, hujjat turi uchun faqat bitta boʻladi.
• yakuniy salbiy: bitim tugamaganda beriladi, bunday holatlar bir nechta boʻlishi mumkin.

Status tartibi hisobotga taʼsir qiladi

Statuslar faqat belgi emas, ular «Воронка продаж» hisobotining asosi. Hisobot qurilishi uchun kamida uchta status kerak: oddiy, yakuniy ijobiy va yakuniy salbiy; birortasi yoʻq boʻlsa, hisobot qurilmaydi. Oddiy statuslar tartibini oʻzgartirsangiz, hisobotdagi maʼlumot ham oʻzgaradi, chunki buyurtma oʻtgan yoki oʻtishi kerak boʻlgan bosqichlar tartibi boshqacha boʻladi.

Voronkadagi konversiya hisobotda joriy bosqich miqdorini oldingi bosqich miqdoriga boʻlib, 100 foizga koʻpaytirish bilan topiladi, bosqichdagi vaqt esa shu bosqichda boʻlgan hujjatlarning oʻrtacha turish muddati. Bir qoida alohida muhim: buyurtma oraliq statusda yaratilsa, voronka baribir uni oldingi hamma bosqichdan oʻtgan deb koʻrsatadi.

Bundan tahririyat xulosasi chiqadi: statusni oʻtkazib yuborish voronkada xato sifatida koʻrinmaydi, aksincha, oʻtilgan deb hisoblanadi. Voronka real jarayonni emas, qayd etilgan yoʻlni koʻrsatadi. Oʻtkazib yuborishni cheklash shu sababli ham kerak, aks holda hisobot chiroyli, lekin yolgʻon chiqadi.

Raqamlar bilan koʻrsatamiz. Faraz qilaylik, bir oyda 100 buyurtma tushdi va ular statuslardan quyidagicha oʻtdi.

Eng katta tushish tasdiqlash bosqichida: 80 buyurtmadan 60 tasi oʻtgan. Demak, muammoni omborda emas, kelishuv va chegirma bosqichida qidirish kerak, chunki yigʻish va joʻnatishda yoʻqotish deyarli yoʻq. Agar menejerlar bosqichni oʻtkazib yuborishi mumkin boʻlsa, bu qator toʻgʻri koʻrinmaydi, chunki oʻtkazilgan buyurtma baribir oʻtgan hisoblanadi. Shu sababli jarayonni yoqish nafaqat nazorat, balki hisobot sifati uchun ham kerak.

Biznes-jarayon: kim qayerdan qayerga oʻta oladi

Biznes-jarayon buyurtmalarning statuslar boʻyicha toʻgʻri ketma-ketlikda harakatlanishini va har bosqichga masʼul xodimlarni belgilaydi. Yordam markazi toʻrtta foydani sanaydi:

• toʻgʻri sotuv voronkasi: buyurtma kerakli statusda yaratiladi va muhim bosqichni oʻtkazib boʻlmaydi.
• koʻp kanalli savdo: sayt, marketplace, messenjer buyurtmalari oʻz qoidalari bilan va kerakli xodimlar tomonidan ishlanadi.
• aniq koʻrsatma: tizim xodimga faqat mumkin boʻlgan oʻtishlarni koʻrsatadi, nima qilishni oʻylashi shart emas.
• nazorat: rahbar kelishuvlarni tasdiqlash uchun qoʻshimcha vositaga ega boʻladi.

Jarayonni faqat hisob administratori yaratadi. Buning uchun xaridor buyurtmalari boʻlimida «Бизнес-процессы» tanlanadi, nom va tavsif yoziladi, hujjat yaratish mumkin boʻlgan statuslar koʻrsatiladi. Keyin oʻtish bosqichlari belgilanadi: qaysi statusdan boshlanadi, qaysi statuslarga oʻtish mumkin, hujjat yaratish va statusni oʻzgartirish huquqi qaysi xodimlarda. Boshlangʻich status sifatida «statussiz» ham tanlash mumkin.

Ikki tafsilotga alohida eʼtibor bering. Birinchisi: jarayonda tanlanmagan status unda qatnashmaydi va hujjat bilan ishlashda koʻrinmaydi, shuning uchun tanlanmagan statuslar roʻyxatini tekshirib chiqish tavsiya qilinadi. Ikkinchisi: buyurtma uchun faqat bitta jarayon yaratiladi, bir nechta savdo kanali esa shu bitta jarayon ichida oʻtishlar va xodimlar orqali ajratiladi.

Bitta kanalning yoʻli: sayt buyurtmasi misolida

Biznes-jarayonni chizishdan oldin amaldagi yoʻlni yozib chiqish kerak. Yordam markazi sayt buyurtmasi misolida buni shunday koʻrsatadi. Xaridor savatni yigʻadi, buyurtma «Yangi» statusida MoySklad ga tushadi, menejer tarkibni tekshiradi, mijoz bilan manzil va muddatni aniqlaydi va buyurtma «Ishda» holatiga oʻtadi. Keyin u «Tasdiq kutilmoqda», «Bekor qilindi» yoki «Tovar kutilmoqda» holatlaridan biriga boradi. Hammasi yaxshi boʻlsa, buyurtma tasdiqlanadi, yigʻiladi va joʻnatiladi, yetkazib berish usuli esa kuryer, olib ketish yoki pochta boʻlishi mumkin. Oxirida buyurtma «Yakunlandi» holatiga oʻtadi.

Bu yoʻl yetti-sakkiz bosqichdan iborat va har bosqichda masʼul odam boshqa: menejer, rahbar, omborchi, kuryer. Aynan shu joyda jarayonning foydasi koʻrinadi, chunki har bosqich uchun alohida xodim va alohida oʻtish belgilanadi. Masalan, omborchiga «Tasdiq kutilmoqda» holatini oʻzgartirish huquqi, menejerga esa «Yakunlandi» ni qoʻyish huquqi berilmasligi mumkin, bu kompaniya tanlovi.

Jarayon nimani cheklamaydi

Sahifaning eng muhim qatori oxirida turadi: jarayon faqat MoySklad dagi xaridor buyurtmasi bilan ishlashga taʼsir qiladi, stsenariylar, integratsiyalar, mobil ilovalar, kassa va dasturiy ulanishlarga taʼsir qilmaydi. Oqibati oddiy: onlayn doʻkondan tushgan buyurtma integratsiya qaysi statusni qoʻysa, shu bilan keladi, stsenariy esa xodimga ruxsat berilmagan statusni oʻzi qoʻyib yuborishi mumkin.

Yordam markazining oʻz shablonlaridan biri shuni koʻrsatadi: buyurtma «Yigʻilgan» holatida boʻlib, joʻnatilgan summa noldan katta boʻlsa, stsenariy statusni «Joʻnatilgan» ga oʻzi oʻzgartiradi. Demak, jarayon ekran oldidagi odamni cheklaydi, butun tizimni emas. Bu tahririyat xulosasi, lekin u sahifadagi qoidadan toʻgʻridan-toʻgʻri chiqadi.

Yana bir nozik joy bor: hujjatni bir vaqtda odam ham, stsenariy ham oʻzgartirsa, oxirgi saqlangan oʻzgarish qoladi. Yordam markazi bunday holda stsenariyni foydalanuvchi ishini tugatganidan bir-ikki daqiqa keyin ishga tushirishni tavsiya qiladi.

Status stsenariyni ishga tushiradi

Status faqat belgi emas, u avtomatik harakatlarning tugmasi ham. Stsenariy yaʼni MoySklad ichidagi avtomatik robot «status... ga oʻzgardi» hodisasiga javob bera oladi. Yordam markazi tayyor shablonlarda shuni koʻrsatadi:

• buyurtma «Joʻnatilgan» boʻlsa, unga bogʻlangan joʻnatish hujjati yaratiladi.
• buyurtma tovar kutish holatiga oʻtsa, taʼminotchiga buyurtma va xarid boʻyicha topshiriq yaratiladi.
• buyurtma toʻlovni kutish holatiga oʻtsa, buxgalterga toʻlovni tekshirish topshirigʻi qoʻyiladi.
• buyurtma tasdiqlansa, xodimga yigʻish haqida topshiriq va xabar yuboriladi.

Bunday ketma-ketlik qoʻlda ishlaydigan jarayonni yarim avtomatik qiladi: odam statusni oʻzgartiradi, tizim esa keyingi qadamni oʻzi bajaradi. Buyurtmalar ustun koʻrinishida koʻrsatilsa, ustunlar tartibi statuslar tartibiga mos qilib sozlanadi, keraksiz ustunlarni yashirish mumkin. Roʻyxatda esa bir nechta buyurtmani belgilab, birdaniga kerakli statusni berish mumkin.

Uch amaliy sxema

Yordam markazi jarayonni bir necha tayyor holat misolida koʻrsatadi, ularning eng tushunarli uchtasi quyidagilar:

• chegirmani tasdiqlash: menejer buyurtmani «ishda» holatidan «tasdiq kutilmoqda» ga oʻtkazadi, rahbar uni tasdiqlaydi yoki orqaga qaytaradi, stsenariy esa rahbarga topshiriq qoʻyib beradi.
• toʻlovni buxgalter orqali tekshirish: stsenariy hisob yaratadi va buxgalterga toʻlovni tekshirish uchun uch kun muddatli topshiriq qoʻyadi.
• bitim natijasini qotirish: buyurtma yakuniy ijobiy statusga oʻtgach, u bilan ishlashni cheklash bonuslarni ikki marta hisoblashdan saqlaydi.

Yana bir foydali shablon «osilib qolgan» buyurtmani topadi: buyurtma 14 kun ichida yakuniy ijobiy statusga yetmasa, masʼul xodim yoki rahbarga xabar ketadi. Bu jarayon emas, nazorat, lekin statuslar boʻlmasa u ishlamaydi, statuslar chalkash boʻlsa esa har kuni yolgʻon signal beradi.

Jarayonni bosqichma-bosqich joriy qilish

Yangi qoida odamlarga birdaniga yuklanganda ular uni aylanib oʻtishga harakat qiladi, shuning uchun jarayonni kichikdan boshlash maʼqul. Dastlab bitta kanalni va besh-olti statusni oling, jarayonni yoqing va qaysi oʻtish xodimlarni eng koʻp toʻxtatayotganini kuzating, kerak boʻlsa «Faol» belgisini vaqtincha oʻchirib qoʻyish mumkin. Agar xodimlar bir xil oʻtishni qayta-qayta soʻrasa, bu qoida xato tuzilganini bildiradi, xodimlar esa aybdor emas.

Ikkinchi qadamda har bir oʻtish uchun xodimlarni aniqlashtiring: kim buyurtma yaratadi, kim statusni oʻzgartiradi, kim buyurtmani yakuniy holatga oʻtkazadi, shu bilan birga bu qaror yozma ravishda qayd etilgan boʻlsin. Uchinchi qadamda stsenariylarni ulang, ammo ular jarayon qoidalarini chetlab oʻtishi mumkinligini unutmang. Shu tartibda ishlansa, har qadam oldingisiga tayanadi va xato tez topiladi, aks holda hamma narsani birdaniga yoqqan kompaniya muammo qayerdan boshlanganini aniqlay olmaydi.

Bundan nima kelib chiqadi

Quyidagi qadamlar sahifa qoidalaridan chiqarilgan, rasmiy tavsiya emas.

1. Statuslarni qisqa tuting: yordam markazi qancha kam boʻlsa, shuncha qulay deydi, besh-yetti status koʻpincha yetarli.
2. Bitta yakuniy ijobiy statusni oldindan kelishing, chunki voronka va bonus hisobi shunga tayanadi.
3. Jarayonni yoqishdan oldin qogʻozda chizing: qaysi statusdan qaysisiga, kim oʻtkazadi.
4. Integratsiya va stsenariylar qoʻyadigan statuslarni ham chizmaga kiriting, chunki jarayon ularni cheklamaydi.
5. Jarayonni yoqqach, tanlanmagan statuslar roʻyxatini tekshiring, aks holda kerakli holat buyurtmada yoʻqolib qoladi.