ERP, CRM va ombor hisobi dasturlari: qachon nima kerak

Faraz qilaylik, kichik ulgurji kompaniyada uch dastur ishlaydi: mijozlar CRM da, tovar qoldigʻi ombor dasturida, hisob-fakturalar esa Excel jadvalida turadi. Bitta buyurtma uch joyga kiritiladi. Kuniga 40 ta buyurtma, har biri uchun ikki marta qoʻshimcha kiritish va har kiritish taxminan 2 daqiqa boʻlsin. Bu kuniga 160 daqiqa, yaʼni ikki soat qirq daqiqa, ish kunlari 26 boʻlsa esa oyiga taxminan 69 soat. Bu gipotetik hisob, lekin savolning shaklini koʻrsatadi: dasturlar orasidagi har bir uzatish vaqt va xato talab qiladi.

1998 yilda Thomas Davenport Harvard Business Review da tayyor paketlarning vaʼdasini tasvirlagan. Mos kelmaydigan axborot tizimlari va turlicha ish tartibidan charchagan rahbar uchun bu vaʼda jozibali: kompaniyadan oqib oʻtadigan moliya, kadrlar, taʼminot va mijoz maʼlumoti uzluksiz bogʻlanadi. Ammo vaʼda qanchalik haqiqiy boʻlishi har kompaniyada boshqacha, quyida esa uning qayerda ishlashi va qayerda ortiqcha ekani sanaladi.

Yorliqlar chalkashadi, uzatish nuqtalari esa aniq

Dastur turlari nomi bilan ajratilsa, chegara tez xira tortadi. MoySklad oʻz saytida bulutli ERP deb nomlanadi va unda mijozlar tarixi, segmentatsiya hamda bonus dasturlari bilan alohida CRM bloki bor. Yordam markazi bu blokni xaridorlar, vazifalar, telefoniya va ommaviy xatlar bilan tasvirlaydi, Odoo da esa CRM mustaqil ilova boʻlib, bitimlarni bosqichlarga boʻladi va prognoz beradi. Odoo hujjati Inventory ilovasini bir paytda ham zaxira dasturi, ham ombor boshqaruv tizimi deb ataydi. Demak, «CRM», «ombor dasturi» va «ERP» nomlari bitta mahsulot ichida ham, alohida mahsulotlarda ham uchraydi.

Shuning uchun nomdan emas, uzatishdan boshlash qulay: uzatish nuqtasi degani, bir boʻlim yozuvni tugatib, uni ikkinchi boʻlimga beradigan joy. Oddiy buyurtmada beshta shunday nuqta bor: mijozdan buyurtmaga, buyurtmadan joʻnatishga, joʻnatishdan hisob-fakturaga, hisob-fakturadan toʻlovga va toʻlovdan buxgalteriya yozuviga oʻtish.

Odoo hujjatida bu nuqtalar qanday oʻtadi

Jadvalning chap ustuni tahririyat tavsifi: dasturlar alohida boʻlsa, odatda nima sodir boʻladi. Oʻng ustun Odoo 20 hujjatlaridan olingan.

Hujjatdagi misolni olaylik. Oziq-ovqat distribyutori restoranga 50 bosh salat sotadi, joʻnatish paytida esa omborda 40 bosh bor. Distribyutor 40 tasini joʻnatib, faqat joʻnatilgan miqdorga hisob-faktura chiqaradi, zaxira toʻlgach esa qolgan 10 tasini joʻnatib, ikkinchi hisob-faktura yaratadi. Bunday qisman joʻnatish, hujjat tilida orqada qolgan buyurtma, oddiy holat. Alohida dasturlarda ikkala miqdorni, 40 va 10 ni, kimdir hisob-faktura dasturiga kiritadi, yaʼni ikki joʻnatish uchun ikki kiritish va bir buyurtmada ikkita xato imkoniyati.

Shu hujjatda teskari misol ham bor. Mustaqil zargar qoʻlda yasalgan taqinchoqlarni butun mamlakatga onlayn sotadi, omborni oʻzi nazorat qiladi, yetkazishni esa tashqi tashuvchi bajaradi, shuning uchun buyurtma tasdiqlanishi bilan hisob-faktura yaratadi. Unda joʻnatishdan hisob-fakturaga oʻtish nuqtasi umuman yoʻq. Demak, nuqtalar soni kompaniyaga qarab oʻzgaradi va Odoo har nuqtani majburan bogʻlamaydi: hisob-faktura siyosatini ikki variantdan tanlash mumkin.

Bitta kartochka ham uzatish nuqtasini kamaytiradi. Faraz qilaylik, kompaniya bir firmaga tovar sotadi va undan xom ashyo xarid qiladi. Alohida dasturlarda bu firma ikki joyda turadi va oʻzaro qoldiqni buxgalter qoʻlda solishtiradi. Odoo hujjatida kontakt kartochkasi mijoz, taʼminotchi yoki boshqa sifatdagi har qanday tomon uchun ochiladi, mijozlar va taʼminotchilar qoldigʻini esa hamkorlar boʻyicha hisobot koʻrsatadi. Hisobot qarzni oʻzi hisob-kitob qilmaydi, ammo ikkala qoldiq bir joyda koʻrinadi.

Birlashtirishning boshqa tomoni ham bor: bitta bazada xato ham zanjir boʻylab yuradi. Joʻnatilgan miqdor boʻyicha hisob-faktura siyosatida tasdiqlanmagan yetkazib berishga hisob-faktura yaratib boʻlmaydi, tizim xato xabarini qaytaradi. Shu sababli omborchining joʻnatishni oʻz vaqtida tasdiqlashi hisob-faktura tezligini ham belgilaydi. Bu tahririyat xulosasi.

Odoo da tanlov ikkiga boʻlinmaydi

Odoo da CRM, Sales, Inventory va Accounting alohida ilovalar boʻlib, ular Apps boʻlimidan tanlanib faollashtiriladi. CRM bitim yoʻlini oʻzi yuritadi, taklif tugmasi esa Sales oʻrnatilgandagina chiqadi. Moliya tomonida ham shunday pogʻona bor: Invoicing mustaqil ilova boʻlib, hisob-faktura chiqaradi va toʻlovni yuritadi, Accounting esa unga hisobotlar, bank solishtirish, byudjet va aktivlar hisobini qoʻshadi. Demak, yoʻlni ilovama-ilova bosib oʻtish mumkin: avval CRM, keyin Sales, Inventory, Invoicing va oxirida Accounting. Bu tahririyat xulosasi, hujjatlardagi bogʻlanishlardan chiqarilgan.

Hujjat ehtiyotkorlikka ham chaqiradi: ilova qoʻshish yoki olib tashlash boshqa ilovalarga va obuna xarajatiga sezilarli taʼsir qilishi mumkin. Baʼzi ilovalar texnik jihatdan kerak boʻlgan boshqa ilovalarni ham oʻzi oʻrnatadi, foydalanuvchi ularni ishlatmasa ham. Olib tashlash esa ilovaning maʼlumotlarini ham oʻchiradi, shuning uchun avval bazaning nusxasida sinab koʻrish tavsiya etiladi.

Qachon alohida dastur yetarli

Alohida dastur koʻp holatda mantiqli, agar uzatish nuqtalari kam boʻlsa. Quyidagi belgilar tahririyat tavsifi boʻlib, ular hujjatlar tuzilishidan chiqarilgan.

MoySklad misolida chegara qayerdan oʻtishi yaxshi koʻrinadi. Yordam markazi buyurtma yoʻlini bitta bazada tasvirlaydi: sotuv voronkasi hisoboti buyurtmalar va xaridorlarning butun yoʻlini beradi, joʻnatish hujjatidan esa hisob-faktura tuziladi. Buxgalteriya yozuvi chegarada qoladi: boshqaruv hisobi ichkarida yuritiladi, rasmiy hisob uchun maʼlumot 1C ga chiqariladi. Demak, bunday tizim birinchi toʻrt nuqtani yopadi, beshinchisini tashqariga beradi. Bu tahririyat talqini.

Uchta gipotetik kompaniyani olib, uzatish nuqtalarini sanaymiz: tavsiflar toʻqib chiqarilgan, qolgan ustunlar esa yuqoridagi hujjat misollariga tayanadi.

Hech bir qoida hammaga mos emas. Mabert va hamkasblari AQSh ishlab chiqarish sanoatida ERP joriy etishni oʻrgangan: turli kattalikdagi kompaniyalar joriy etishga turlicha yondashgan, foyda ham turlicha chiqqan. Yirik kompaniyalar moliyaviy koʻrsatkichlarda, kichiklari ishlab chiqarish va logistikada yaxshilanish haqida xabar bergan. Tadqiqot 2003 yilga tegishli va AQSh ishlab chiqarishi haqida, shuning uchun uni Oʻzbekistondagi savdo kompaniyasiga toʻgʻridan-toʻgʻri qoʻllab boʻlmaydi, ammo yoʻnalish aniq: qaror kompaniya kattaligiga va maqsadiga bogʻliq.

Hisob-kitobga qaytsak. Yuqoridagi 69 soat qoʻlda kiritish xarajatining faqat bir qismi, chunki ikki joyda yozilgan maʼlumot kelishmay qolsa, farqni topish ham vaqt oladi. Bitta uzatish birlashtirilsa, ikki qoʻshimcha kiritishdan biri yoʻqoladi: kuniga 80 daqiqa, oyiga taxminan 35 soat. Shu sababli birinchi navbatda eng koʻp takrorlanadigan va eng koʻp vaqt oladigan nuqtani birlashtirish mantiqli.

Qayerda xato qilinadi

• Dastur turi nomiga qarab tanlanadi, holbuki bitta mahsulot bir necha turning vazifasini bajaradi.
• Dasturning oʻz xarajati sanaladi, qoʻlda uzatishga ketgan soatlar esa eʼtiborsiz qoladi.
• ERP hammasini bir paytda joriy etish kerak deb oʻylanadi, holbuki Odoo da ilovalar alohida faollashtiriladi.
• Ilovani olib tashlashning oqibati tekshirilmaydi, vaholanki maʼlumot ham oʻchadi.
• Kichik va yirik kompaniya tajribasi bir xil deb olinadi.

Amalda nima qilish mumkin

Quyidagilar tahririyat xulosasi, ular manbalardagi mantiqdan chiqarilgan.

1. Bitta buyurtmaning toʻliq yoʻlini qogʻozga chizing: mijoz soʻrovidan buxgalteriya yozuvigacha.
2. Har uzatish nuqtasiga yozing: kim kiritadi, qancha vaqt oladi, oxirgi marta qachon xato chiqqan.
3. Kunlik buyurtmalar sonini qoʻshimcha kiritishlar soniga va bir kiritish daqiqasiga koʻpaytiring, natijani oy soatiga aylantiring.
4. Nuqtalarni ikkiga ajrating: bir boʻlim ichidagi va boʻlimlar orasidagi, chunki ikkinchisi qimmatroq va unda kelishuv kerak.
5. Birinchi birlashtiriladigan juftlikni tanlang, masalan buyurtma va joʻnatish, hamda uni baza nusxasida tekshiring.

Boshidagi gipotetik kompaniya uchun ish varagʻi shunday koʻrinadi. Ikki nuqtada kuniga 40 tadan kiritish bor, har biri 2 daqiqa, oy esa 26 ish kunidan iborat.

Ochiq savol qoladi. Uzatish nuqtalari qisqarsa ham, maʼlumotni kim va qachon kiritishi hamon odamlarga bogʻliq, sizning kompaniyangizda esa eng koʻp kelishmovchilik aynan qaysi nuqtada paydo boʻladi?