BPM hayot sikli: jarayon diagramma emas, boshqaruv sikli

Gipotetik holat. Kompaniya buyurtmani bajarish jarayonini chiroyli diagramma qilib chizdi va uni devorga osdi. Bir yildan keyin ish boshqacha bajarilmoqda: yangi xodimlar kelgan, yangi mijoz turlari paydo boʻlgan, diagramma esa oʻsha-oʻsha. Savol shu: diagramma jarayonni boshqaradimi yoki jarayonning bir lahzalik suratimi?

BPM nima: ishni muntazam boshqarish

Dumas va hammualliflarning kitobiga asoslangan dars materiali BPMni tashkilotda ish qanday bajarilayotganini kuzatib borish sanʼati va fani deb ataydi. Maqsad izchil natija olish va yaxshilash imkoniyatlaridan foydalanish. Yaxshilash deganda xarajatni, bajarish vaqtini yoki xatoni kamaytirish, hatto innovatsiya orqali raqobat ustunligini olish tushuniladi, bunday yaxshilash esa bir marta yoki doimiy, oz-ozdan yoki keskin boʻlishi mumkin.

Bu taʼrif diagramma haqida hech narsa demaydi. Diagramma vosita, boshqaruv esa maqsad, yaʼni chizma ishning tavsifi boʻlib qoladi, ishni yaxshilashga esa kuzatish, oʻlchash va tuzatish olib keladi. Shuning uchun BPM 1990-yillardagi qayta loyihalash toʻlqinidan farq qiladi. Oʻsha davr dars materialida uchta xato bilan eslanadi: gʻoyaning notoʻgʻri ishlatilishi, haddan tashqari keskinlik va texnologiyaning yetilmaganligi. Mualliflarning maʼruzasida esa keskin oʻzgarish faqat maʼlum sharoitda ishlashi, muhit doimiy oʻzgarib turishi aytiladi. Hayot sikli shundan javob sifatida paydo boʻlgan: jarayonni doimiy kuzatish va bosqichma-bosqich yaxshilash.

Kitobning ikkinchi nashri 2018 yilda Springer nashriyotida chiqqan: unda jarayonni aniqlash boblari qayta yozilgan va BPMni tashkilot imkoniyati sifatida koʻrib chiqadigan yangi bob qoʻshilgan. Mualliflarning oʻzi yoʻnalishni uchta toʻlqin sifatida tasvirlaydi: 1911 yildagi ilmiy boshqaruv, 1990-yillardagi qayta loyihalash va 2000-yillardagi uchinchi toʻlqin BPM. Har bir toʻlqin oldingisining kamchiligidan chiqqan, shu sababli sikl gʻoyasi ham tarixiy javob.

Olti bosqich: har biri bitta savolga javob beradi

Kitob jarayonni boshqarishni ketma-ket bosqichlarga ajratadi. Muallifning dars materialida jarayon tahlilchisi aniqlash, kashf etish, tahlil va qayta loyihalash bilan shugʻullanishi, joriy etish va monitoringni esa muvofiqlashtirishi yoziladi. Kitobning rasmiy saytida shu bosqichlarga mos boblar sanalgan: aniqlash, kashf etish, sifatiy tahlil, qayta loyihalash, avtomatlashtirish va monitoring.

Aniqlash: qaysi jarayondan boshlash

Aniqlash bosqichi tashkilotdagi jarayonlarni tizimli sanab chiqadi va qaysi birini yaxshilash kerakligini tanlash mezonlarini belgilaydi. Natija jarayonlar arxitekturasi, yaʼni jarayonlar va ularning oʻzaro bogʻlanishi xaritasi boʻladi. Tanlash uchun uchta mezon ishlatiladi: strategik ahamiyat, jarayonning holati, yaʼni qanchalik muammoli ekani, va yaxshilash imkoniyati.

Bu yerda bir muhim shart bor. Jarayon nomi feʼl va otdan iborat boʻlishi, uning ishlari esa muayyan holatlar boʻyicha takrorlanishi kerak. Holat tushunchasi boʻlmasa, jarayonni boshqarib boʻlmaydi. Gipotetik misol: buyurtmani qabul qilish jarayon, “mijozlar bilan munosabat” esa jarayon emas, yoʻnalish.

Gipotetik misol. Kompaniya uchta jarayonni uchta mezon boʻyicha baholadi. Jadvalda har bir mezon past, oʻrta yoki yuqori deb belgilangan.

Bu yerda birinchi boʻlib buyurtmani bajarish olinadi: u ham muhim, ham muammoli, ham oʻzgartirsa boʻladigan jarayon. Ish haqi hisobi esa yaxshi ishlayotgani uchun navbatda turaveradi. Mezonlar tanlovni muhokamaga aylantiradi, bu esa ilgari faqat sezgiga tayanilgan joyda aniq dalil beradi.

Kashf etish va modellash: bor holatni yozib olish

Kashf etish jarayon hozir qanday bajarilayotganini aniqlab, uni modelga aylantiradi. Bu ishda xodimlar fikri muhim, chunki ular jarayonni kundalik koʻradi, tahlilchi esa ularning soʻzlaridan model tuzadi. Model uchun eng koʻp ishlatiladigan til BPMN: OMG standartiga koʻra, u oddiy blok-sxemaga oʻxshash yozuv boʻlib, maʼlum joriy etish muhitiga bogʻliq emas. Standart bu yozuvni jarayonni loyihalovchilar ham tushunadigan, ham dasturiy komponentlarga aniq oʻtkazish mumkin boʻladigan qilib belgilaydi.

Tahririyat izohi: diagrammaning oʻzi emas, undan keyingi bosqichlarda foydalanilishi qimmatli. Chizish oson, ishlatish qiyin. BPMN haqida alohida maqolada batafsil gap ketgan.

Tahlil: qayerda yoʻqotish bor

Tahlil ikki turga boʻlinadi. Sifatiy tahlilda har qadam uch guruhga ajratiladi: mijoz uchun qiymat yaratadigan, biznes uchun zarur lekin mijoz toʻlamaydigan va qiymat qoʻshmaydigan qadamlar. Mezon oddiy: mijoz bu qadam uchun pul toʻlashga rozi boʻladimi. Qiymat qoʻshmaydiganlarga topshirish, kutish va xatoni tuzatish kiradi.

Sabablarni topish uchun ham tayyor tuzilma bor. Muammo sabablari oltita guruhga ajratiladi: texnologiya, usul, material va maʼlumot, odam, oʻlchash va tashqi muhit. Bu roʻyxat tahlilchiga “nega kechikmoqda” degan savolni aniq yoʻnalishda berishga yordam beradi, javobni esa jarayondagi odamlarning oʻzi aytib beradi.

Miqdoriy tahlilda oddiy hisob ishlatiladi. Qayta bajarish sikli boʻlsa, qadamning oʻrtacha davomiyligi T boʻlingan bir minus qaytish ulushiga teng boʻladi. Gipotetik misol: tasdiqlash ikki kun oladi va yigirma foizi orqaga qaytariladi. Ikki kunni 0,8 ga boʻlsak, ikki yarim kun chiqadi, qaytarish boʻlmasa esa ikki kun boʻlardi. Qaytarish ulushi oshgani sari davomiylik tez oʻsadi, shuning uchun tahlilchi birinchi navbatda qaytarilayotgan joyni qidiradi.

Shu hisob usuli boshqa savollarga ham javob beradi: jarayonning oʻrtacha xarajati qancha, har bir qadam necha marta bajariladi, resurslar qanchalik band va jarayon nazariy jihatdan qancha ish oʻtkaza oladi. Dars materialidagi misolda foydali ish vaqti umumiy davr vaqtining taxminan oʻn uch foizini tashkil etadi, qolgan vaqt kutish va navbatga ketadi. Raqam shartli, savol esa umumiy: davr vaqtining qancha qismi haqiqiy ish, qanchasi kutish?

Qayta loyihalash: bir yaxshilanish boshqasini buzishi mumkin

Qayta loyihalash ikki turtkidan kelib chiqadi. Birinchisi ijobiy: tashkilot yangilik kiritishni xohlaydi. Ikkinchisi himoyaviy: jarayon vaqt oʻtishi bilan keraksiz qadamlar bilan toʻlib, ortiqcha murakkablashadi, darslikda bu tashkiliy entropiya deb ataladi.

Qayta loyihalash bosqichida jarayonni oʻzgartirish yoʻllari koʻrib chiqiladi. Materialda tanlov ikki turga boʻlingan: bosqichma-bosqich yaxshilovchi usullar mavjud tuzilmani oʻzgartirmaydi, tubdan oʻzgartiruvchilar esa uning asosiy farazlarini soʻroq ostiga qoʻyadi. Birinchi guruhga misol sifatida qadamlarni parallel bajarish va keraksiz qadamni olib tashlash keltiriladi. Bular oddiy, lekin ishlaydi.

Muallif bir ogohlantirish beradi: jarayonni bitta jihat boʻyicha yaxshilash boshqasini yomonlashtirishi mumkin. Buni dars materiali toʻrt qirrali shakl, yaʼni vaqt, xarajat, sifat va moslashuvchanlik bilan tushuntiradi. Tahririyat misoli: ikki qadamni parallel qilish vaqtni qisqartiradi, lekin xodimlarni koʻproq band qiladi va xarajatni oshiradi. Shu sababli har yangi tartib toʻrt jihat boʻyicha tekshirilishi kerak.

Joriy etish va monitoring: sikl yopiladi

Joriy etishda tizim muhandislari talablarni tizim loyihasiga aylantiradi, sinovdan oʻtkazadi va ishga tushiradi. Kitobda bu bosqich uchun alohida boblar bor: jarayonni qoʻllab-quvvatlovchi axborot tizimlari va ijro etiladigan modellar asosida joriy etish. Demak, avtomatlashtirish BPM sikli ichidagi bir bosqich boʻlib, uning oʻrnini bosmaydi, shu sababli jarayon avval aniqlanib, tahlil qilinib va yaxshilanib, keyin dasturga oʻtkazilsa, dastur notoʻgʻri tartibni emas, toʻgʻrilangan tartibni tezlashtiradi.

Monitoring jarayon ishlayotgan paytda koʻrsatkichlarni kuzatadi, Vikipediyaga koʻra odatda uchta koʻrsatkich nazorat qilinadi: davomiylik, nuqsonlar ulushi va unumdorlik, yaʼni jarayonning tezligi, sifati va hajmi. Jarayon egasi maqsadlarga erishilayotganini taʼminlaydi va kerak boʻlsa tuzatish choralarini koʻradi. Bu bosqich yangi aniqlashga yoʻl ochadi, shu sababli jarayonni boshqarish sikl deb ataladi.

Kuzatuvning yana bir yoʻli bor: tizimlarning voqealar jurnalini jarayon modeli bilan solishtirish. Vikipediyaga koʻra, bu usul jarayon mining deb ataladi va model bilan haqiqiy ish orasidagi tafovut hamda tor joylarni topadi. Bu mavzu alohida maqolada koʻrib chiqilgan.

Jarayon egasi: sikl kimniki

Dars materiali jarayon egasini jarayonning samarali va natijali ishlashi uchun javobgar kishi deb taʼriflaydi. U koʻrsatkichlar va maqsadlarni belgilaydi, yaxshilash loyihalarini boshlaydi va natijani kuzatadi. Egasi modellash, tahlil, qayta loyihalash, joriy etish va monitoringning hammasida qatnashadi, katta tashkilotlarda esa tajribali jamoa jarayon arxitekturasini yuritib, qayta loyihalash loyihalarining ustuvorligini belgilaydi.

Tahririyat xulosasi: kichik kompaniyada ham har bir muhim jarayonning egasi boʻlishi kerak, bu koʻpincha boʻlim rahbari boʻladi. Egasi boʻlmasa, diagramma ham, hisobot ham hech kimniki emas. Sikl toʻxtaydi.

Amalda nima qilish mumkin

Bu qadamlar tahririyat mulohazasi boʻlib, maqoladagi manbalardan chiqarilgan.

1. Bitta jarayonni tanlang: strategik ahamiyati, muammolari va yaxshilash imkoniyati boʻyicha.
2. Uning bor holatini xodimlar bilan birga yozing, kerak holatni esa keyin chizing.
3. Har qadamni qiymat qoʻshadigan va qoʻshmaydigan guruhga ajrating, eng koʻp qaytarilgan joyni toping.
4. Yangi tartibni vaqt, xarajat, sifat va moslashuvchanlik boʻyicha oldindan tekshirib chiqing.
5. Jarayon egasini belgilang va ikki-uch koʻrsatkichni muntazam kuzatib boring.