Uch tomonlama solishtirish: buyurtma, qabul qilish va hisob-faktura

Yetkazib beruvchi 100 dona tovar uchun hisob yubordi, ombor esa 90 donani qabul qilganini yozgan. Buyurtmada baho 50 birlik edi, hisobda esa 52 birlik turibdi. Buxgalter hisobni toʻlasinmi yoki yoʻqmi, degan savolga javob berishi kerak, bunda hech qaysi hujjat yagona haqiqat emas.

Uch hujjat va ularning savollari

Uch tomonlama solishtirishda uchta hujjat bir-biri bilan taqqoslanadi: xarid buyurtmasi nima va qanday bahoda kelishilganini aytadi, qabul hujjati ombor haqiqatan nima olganini koʻrsatadi, yetkazib beruvchi hisobi esa kontragent nima uchun va qancha pul soʻrayotganini yozadi.

Har bir hujjat yolgʻiz holda yetarli emas: faqat hisobga tayansangiz, yetkazib beruvchi kelmagan tovar uchun ham pul soʻrashi mumkin, faqat qabul hujjatiga tayansangiz, baho notoʻgʻri yozilgani sezilmay qoladi, faqat buyurtmaga tayansangiz, ombor nima olgani maʼlum emas. Uch tomonlama tekshiruv shu uch xavfni bir vaqtda yopadi.

Solishtirish ikki yoʻnalishda boradi: miqdor boʻyicha va baho boʻyicha. Hisobdagi miqdor qabul qilinganidan katta boʻlmasligi, hisobdagi baho buyurtmadagi bahodan oshmasligi kerak. Ikkalasi mos kelsa toʻlov ruxsat etiladi, mos kelmasa hisob istisno sifatida alohida koʻrib chiqiladi.

Gipotetik misolimizga qaytsak, hisob 100 dona uchun 52 dan, yaʼni 5 200 birlik boʻladi. Qabul qilingan 90 dona uchun buyurtmadagi baho boʻyicha 4 500 birlik toʻlash kerak edi. Farq 700 birlik, uning 500 birligi hali kelmagan 10 dona uchun, 200 birligi esa 100 dona boʻyicha 2 birlikdan baho farqidan.

Nazorat nuqtai nazaridan: bu qanday nazorat turi

COSO ning ichki nazorat tizimi 2013 yilda yangilangan, 1992 yildagi nashr esa 2014 yil 15 dekabrda oʻrnini boʻshatgan. Bu tizimda nazorat tadbirlari rahbariyatning xavflarni kamaytirish haqidagi koʻrsatmalari bajarilishini taʼminlovchi siyosat va tartiblar sifatida taʼriflanadi.

Ular tashkilotning har darajasida, biznes jarayonlarining turli bosqichlarida va texnologiya muhitida bajariladi. Ular ogohlantiruvchi yoki aniqlovchi, qoʻlda yoki avtomatik boʻlishi mumkin. Uch tomonlama solishtirish ogohlantiruvchi tadbirning yaxshi namunasi: u toʻlov amalga oshmasidan oldin ishlaydi.

COSO yana bir muhim jihatni bildiradi: vazifalarni ajratish odatda nazorat tadbirlarining ichiga kiritiladi, ajratish imkoni boʻlmasa, rahbariyat muqobil tadbir tanlaydi. Bizning holatda buyurtma beruvchi, qabul qiluvchi va toʻlovni tasdiqlovchi turli odam boʻlsa, ularning hujjatlari bir-biri uchun nazorat vazifasini bajaradi.

Odoo 19 da bu qanday ishlaydi

Odoo yetkazib beruvchi hisobi qaysi miqdorga yozilishini tanlash imkonini beradi. Bu tanlov «Hisob nazorati siyosati» deb ataladi va mahsulot kartochkasining xarid yorligʻida turadi.

Xizmatlar uchun standart variant birinchisi, buning mantiqiy sababi shuki, xizmatni ombor qabul qilmaydi. Tovarlar uchun esa qabul qilingan miqdor boʻyicha ishlash mantiqliroq, chunki shunda hisob tovar kelmaguncha umuman paydo boʻlmaydi.

Uch tomonlama solishtirishning oʻzi alohida yoqiladi. Sozlamalarda yetkazib beruvchi hisobi tovar qabul qilinguncha toʻlanmasligini taʼminlovchi katakcha bor. Yoqilgandan keyin hisobda «Toʻlanishi kerakmi» maydoni paydo boʻladi va u uch qiymatdan birini oladi: ha, yoʻq va istisno.

Maydon avval «ha» holatida turadi, chunki tovar qabul qilinmaguncha hisob yaratib boʻlmaydi, qoralama hisob tahrirlansa esa «istisno» ga oʻtadi. Odoo bu oʻzgarishni belgilaydi, lekin oʻzgartirishni toʻsib qoʻymaydi, toʻlov qayd etilgandan keyin maydon «yoʻq» ga oʻtadi.

Qisman qabul ham hisobga olinadi. Buyurtmaning bir qismi kelgan boʻlsa, qoralama hisobda faqat kelgan mahsulotlar boʻladi, uni miqdor yoki baho oʻzgartirish uchun tahrirlash mumkin, allaqachon toʻliq hisob qilingan buyurtmaga qayta hisob yaratib boʻlmaydi.

Hisob tovardan oldin kelsa nima boʻladi, degan savolga siyosat javob beradi. Qabul qilingan miqdor boʻyicha ishlaganda qoralama hisob tovar kelgandan keyingina yaratiladi, buyurtma qilingan miqdor boʻyicha esa u buyurtma tasdiqlangan zahoti paydo boʻladi. Ikkinchi holatda hisob tovardan oldin ham mavjud boʻladi, shuning uchun tovar kelmagan hisob toʻlanib ketmasligi uchun uch tomonlama tekshiruvning «toʻlanishi kerakmi» belgisi muhim boʻlib qoladi.

Buyurtmaning oʻzida ham hisob holati koʻrinadi: hisob yoʻq, hisob kutilmoqda va toʻliq hisoblangan. Qabul qilingan miqdor siyosatida buyurtma tasdiqlangach holat «hisob yoʻq» boʻladi, tovar kelgach «hisob kutilmoqda», qoralama hisob yaratilgach «toʻliq hisoblangan». Bu holatlarni kuzatish buxgalter va xarid mutaxassisiga hisob kelmagan yoki kechikkan buyurtmalarni koʻrsatadi.

Toʻlov bosqichi ham tizimda alohida: Odoo bank amallarini mijoz hisob-fakturalari, yetkazib beruvchi hisoblari yoki toʻlovlar bilan moslashtiradi, bank xarajati kabi juft topilmaganlarni esa qoʻlda yoki qoida bilan yozadi. Demak, solishtirish toʻlovdan oldin, moslashtirish esa toʻlovdan keyin ishlaydigan ikkita alohida nazorat, ularni birga ishlatish xato imkoniyatini ikki marta toraytiradi.

Ruxsat etilgan farq: qayerdan boshlanadi

Haqiqiy hayotda hisob bilan buyurtma har doim ham tiyindan-tiyinga mos tushmaydi. Yuk tashish xarajati, yaxlitlash va kichik baho tuzatishlari ruxsat etilgan farq tushunchasini keltirib chiqaradi. Sage X3 hujjatidagi tizim farqni miqdor, baho, summa va qabul sanasi boʻyicha alohida belgilaydi, chegarani esa foiz yoki aniq qiymat shaklida beradi.

Farq chegaradan oshganda tizim ikki yoʻl tutadi: ogohlantirish chiqaradi va ishni davom ettiradi, yoki xato koʻrsatib toʻxtatadi. Toʻxtatishni hisob-faktura darajasida vakolatli odam bekor qilishi mumkin, qabul hujjatida esa bekor qilib boʻlmaydi. Chegarani yetkazib beruvchiga, mahsulotga yoki ularning kombinatsiyasiga biriktirish mumkin.

Chegara oʻzi ham xavf manbai, uni juda keng qoʻysangiz, nazorat maʼnosini yoʻqotadi. Gipotetik hisob: oyiga 1 000 ta hisob, har biri oʻrtacha 5 000 birlik va 3 foizlik chegara. Har hisobda chegaraning toʻliq 3 foizi ishlatilsa, oy davomida 150 000 birlik nazoratsiz oʻtib ketadi. Shu sababli chegarani summaga qarab bosqichma-bosqich belgilash va ishlatilgan farqni hisobotda koʻrish kerak.

Odoo hujjati ruxsat etilgan farq sozlamasini tilga olmaydi, bu sozlama yoʻq degani emas, hujjat shu haqda sukut saqlaydi. Tahririyat tavsiyasi: dastur tanlashda yoki sozlashda bu savolni alohida aniqlash kerak.

Gipotetik qoida: baho farqi 2 foizgacha oʻtkaziladi, miqdor farqi nolga teng. Bizning misolda baho farqi 2 birlik, yaʼni buyurtmadagi 50 birlikning 4 foizi, miqdor farqi esa 10 dona. Ikkalasi ham chegaradan tashqarida, hisob istisnoga tushadi.

Farq chiqqanda nima qilinadi

Istisno hisobning yoʻqotilishi emas, qaror talab qiluvchi holat. Odatda toʻrtta yoʻl bor va qaysi birini tanlash kimga tegishli ekani oldindan yozilgan boʻlishi kerak.

• Faqat qabul qilingan miqdor va buyurtmadagi baho boʻyicha toʻlash, farqni yetkazib beruvchi bilan alohida hal qilish.
• Yetkazib beruvchidan toʻgʻrilangan hisob yoki kredit-nota soʻrash.
• Qolgan tovarni kutish va hisobni qabul qilingandan keyin toʻlash.
• Farqni vakolatli odam sababi bilan tasdiqlashi, masalan yetkazib beruvchining baho oʻzgarishi hisobga olingan boʻlsa.

Qaror sababi hisobga izoh sifatida yozib qoʻyilsa, keyinroq ham tushunarli boʻladi: nega farq oʻtkazildi, kim tasdiqladi va qaysi sanada. Bunday yozuvsiz istisno oddiy ruxsatga oʻxshab qoladi va oy oxirida buxgalter yoki auditor shu qarorni qaytadan tiklashga majbur boʻladi.

Muhim joyi shu: tasdiqlovchi odam buyurtma bergan odam boʻlmasligi kerak. Aks holda nazorat oʻz-oʻziga xabar berishga aylanadi. Odoo «istisno» holatini belgilaydi, lekin bu qaror kimga tegishli ekanini dastur oʻzi belgilab bermaydi.

Qachon bu tekshiruv ortiqcha

Hamma xaridga uch tomonlama solishtirish kerak emas, chunki xizmatlar, har oy takrorlanadigan kichik toʻlovlar va qabul qilinadigan fizik tovari boʻlmagan xarajatlar uchun qabul hujjati yoʻq yoki maʼnosiz. Odoo ham xizmatlar uchun buyurtma boʻyicha hisobni standart qilib qoʻygan.

Nazorat tadbirlari xavfga mos tanlanishi kerak degan mantiq ichki nazorat tamoyillariga toʻgʻri keladi, ammo biz buni ochiq manbadan toʻgʻridan-toʻgʻri tasdiqlay olmadik. Katta summa, yangi yetkazib beruvchi yoki yuqori xavfli tovar uchun uch tomonlama tekshiruvni qatʼiy qoʻllash, kichik takroriy xaridlar uchun oddiyroq tartib belgilash mantiqiy. Bu tahririyat xulosasi, aniq summa chegarasini har kompaniya oʻzi belgilaydi.

Tekshiruvning oʻz bahosi ham bor: ombor qabulni tizimga kech kiritsa, hisob tekshiruvdan oʻta olmaydi, yetkazib beruvchiga toʻlov kechikadi va munosabat sovuydi. Shuning uchun uch tomonlama solishtirish ombor xodimining qabulni oʻsha kuni yozishiga, buxgalterning esa istisnolarni kutib turmasdan koʻrib chiqishiga tayanadi.

Amalda nima qilish mumkin

Quyidagi qadamlar tahririyatning oʻz tavsiyasi, manbalardagi mantiqdan chiqarilgan.

1. Qaysi xaridlar uchun uch tomonlama tekshiruv kerakligini summa va xavf boʻyicha yozing.
2. Har tovar guruhi uchun ruxsat etilgan farq chegarasini miqdor va baho boʻyicha alohida belgilang.
3. Farqni kim tasdiqlashini va tasdiqlovchi buyurtma bergan odam emasligini oldindan yozing.
4. Istisnolar roʻyxatini haftada bir marta koʻrib chiqing: qaysi yetkazib beruvchida farq koʻp tushayotganini ajrating.
5. Dastur tanlayotganda ruxsat etilgan farq sozlamasi va uni bekor qilish huquqi qanday ishlashini tekshirib koʻring.
6. Istisnoga tushgan har hisob uchun qaror sababini yozib boring, shunda keyingi tekshiruvda bu qaror tushunarli boʻladi.

Nazorat toʻlovdan oldin ishlaganda arzon, toʻlovdan keyin esa qimmat turadi. Pulni qaytarib olish hamma vaqt ham mumkin emas.